Gerenciar o processo comercial por meio do funil de vendas traz ganhos consideráveis tanto em visibilidade, quanto em métricas.
A partir do funil de vendas, é possível acompanhar o passo a passo das negociações e extrair uma série de indicadores fundamentais como ciclo de vendas e taxa de conversão.
Porém, é preciso ficar atento para analisar corretamente as informações extraídas do pipeline e não se deixar levar por números que podem não ser tão positivos quanto parecem à primeira vista.
Se você fica feliz quando olha para o funil de vendas e vê um grande volume de oportunidades em aberto, já pensando no faturamento que pode entrar em caixa a qualquer momento, cuidado! Nem sempre ter muitas oportunidades abertas indica um processo comercial saudável e um grande faturamento iminente.
Se as oportunidades estiverem estagnadas há muito tempo em uma única fase do funil, por exemplo, pode haver um problema impedindo que as negociações fluam corretamente – a prospecção pode estar direcionada para o ICP errado; a equipe de vendas pode não estar conduzindo as negociações corretamente ou mesmo o produto/serviço pode estar mal posicionado.
Para que você tenha um olhar analítico sobre o pipeline e consiga extrair informações relevantes sobre o processo comercial da sua empresa, enumeramos abaixo os quatro principais pontos a serem observados.
Observe a quantidade de negócios no funil de vendas e a distribuição deles ao longo das fases do funil.
Para que a empresa tenha um fluxo constante de vendas, o ideal é que haja uma distribuição equilibrada de negócios entre as etapas do funil, de modo que sempre existam novas oportunidades de negócio acontecendo continuamente.
Ou seja, o número de oportunidades abertas em fase de qualificação, deve ser parecida com o número de oportunidades em proposta, que deve ser parecida com o número de oportunidades em fase de negociação e assim por diante.
Se houver muitos negócios em fase de proposta e poucos em fase de qualificação, por exemplo, significa que a entrada de novos prospects no funil de vendas não está sendo suficiente e é preciso intensificar a prospecção.
Já se houver muitas oportunidades em fase de qualificação e poucas em fase de proposta, significa que o processo comercial para conduzir os prospects ao longo do funil não está sendo eficiente.
Um conceito fundamental a entender do pipeline de vendas é que ele representa um fluxo, um caminho que o prospect deve percorrer até se tornar cliente. Por isso existe uma expectativa natural de movimento, ou seja, as oportunidades precisam avançar pelo pipeline em número suficiente para que o próximo passo se mantenha ativo.
Outro ponto importante, também atrelado ao movimento, é identificar há quanto tempo cada oportunidade está em determinada fase do funil de vendas.
Oportunidades estagnadas, que não evoluem no tempo esperado para a etapa seguinte, precisam ser analisadas para identificar o motivo da estagnação.
Se, em média, a fase de negociação costuma durar três semanas, por exemplo, e uma oportunidade está nessa mesma etapa há quase dois meses, algo está errado. Talvez o follow-up não tenha sido feito corretamente. Talvez o prospect não esteja pronto para decidir. Talvez uma contraproposta não tenha sido devidamente avaliada internamente. Ou talvez o proprietário do lead tenha simplesmente se esquecido daquela oportunidade no funil.
O histórico de interações registradas no CRM e uma conversa com o proprietário do lead ajudarão a esclarecer o caso e a determinar qual é a ação necessária, seja para retomar o negócio ou decliná-lo de vez.
Se os casos de estagnação em uma etapa específica se tornam recorrentes, pode ser que o problema seja mais do que simplesmente um erro operacional ou um caso isolado. Nessa situação, é necessário avaliar o conjunto das estagnações e entender se há um fator comum que precise ser tratado estrategicamente, seja no processo comercial ou mesmo na proposta de valor.
Mas como saber qual é o tempo esperado de permanência em cada etapa do pipeline?
Cada funil e cada processo de venda é diferente. Alguns podem evoluir rapidamente, outros podem ser mais lentos. O ciclo de venda de cada negócio é único, assim como o tempo médio em cada etapa.
Por isso, a única forma de chegar ao tempo esperado em cada etapa e conseguir identificar estagnações é medindo esse processo ao longo do tempo, em múltiplos negócios, até se chegar a uma média de referência. Ferramentas de vendas costumam ajudar a realizar essas mensurações.
Fazer o prospect caminhar pelo pipeline até se tornar cliente irá exigir uma série de interações com a equipe de vendas.
Fechar um negócio após uma reunião, por exemplo, exige pelo menos cinco contatos de follow-up.
Por isso, observe quando foi o último contato feito pelo time de vendas em cada uma das oportunidades abertas no funil. Verifique se o acompanhamento dos negócios está sendo feito ativamente e se as tarefas de follow-up estão sendo cumpridas.
Um negócio “esquecido” esfria rapidamente e diminui as chances de conversão.
Algumas ferramentas de vendas facilitam esse acompanhamento, identificando com cores as oportunidades que precisam de atenção e permitindo uma visualização imediata. Esse tipo de recurso facilita tanto a gestão, quanto a rotina do vendedor, diminuindo as chances de alguma oportunidade acabar perdida em meio às outras no pipeline.
Ainda considerando a importância dos contatos feitos pelo time de vendas para conduzir os prospects pelo pipeline, observe se as oportunidades abertas têm uma próxima ação prevista. Todas as oportunidades precisam ter, obrigatoriamente, uma próxima tarefa agendada, seja um contato de follow-up por e-mail, seja uma ligação, um envio de proposta ou uma reunião.
O ideal é que o time de vendas termine cada contato realizado já agendando o seguinte em uma data específica acordada entre as partes. O registro desse próximo compromisso como uma tarefa no CRM irá facilitar o controle e o cumprimento do prazo.
Para nortear esse processo, é importante ter fluxos pré-definidos de follow-up, de prospecção e de reengajamento. Assim, os profissionais saberão exatamente o que fazer para conduzir as negociações pelo pipeline em cada momento.
O CRM tem um papel fundamental na gestão do pipeline, como ficou claro nos conceitos e nos exemplos acima. A ferramenta é capaz de medir e acompanhar os processos e, muitas vezes, até realizar as tarefas de interação com o prospect automaticamente.
Por isso, ter uma boa ferramenta de CRM com módulo de gestão de vendas integrado, parametrizada de acordo com as particularidades do processo comercial do negócio é essencial, mas acima de tudo, é importante ter um processo comercial bem estruturado, com time de vendas especializado, papéis definidos, playbooks e scripts de vendas alinhados.
Combinar processos, tecnologias e gestão é a maneira mais eficiente de alcançar melhores resultados de vendas.
Ainda tem dúvidas ou quer conversar sobre como aprimorar a gestão do funil de vendas da sua empresa? Entre em contato com nosso time de especialistas.