Ter uma estrutura de dados correta e confiável no CRM é de fundamental importância para o crescimento da empresa. Isso porque os dados fornecem subsídios para análises, melhorias e tomadas de decisões importantes. Com uma estrutura de dados incorreta ou desatualizada, faltam informações confiáveis e todas as operações da empresa podem ficar comprometidas.
Alcançar uma boa estrutura de dados no CRM, no entanto, envolve mais do que uma ferramenta bem configurada. É preciso desenvolver toda a tríade de gestão de vendas: processos, pessoas e ferramentas.
Isso porque são as pessoas que vão operar e inserir os dados na plataforma e elas precisam ter clareza dos processos a serem seguidos para fazer isso de forma correta e garantir a confiabilidade dos dados.
A partir do momento que se tem um CRM bem estruturado, utilizado e atualizado corretamente pelo time, é possível garantir não só a previsibilidade de receita, mas também um acompanhamento mais preciso do pipeline de vendas.
Mas, como construir a estrutura de dados ideal no HubSpot? Quais os processos a serem seguidos? Continue lendo esse conteúdo para entender melhor como configurar ou otimizar o seu CRM.
Quais tipos de dados devem existir no CRM HubSpot?
Primeiro de tudo é: quando falamos de dados no HubSpot, precisamos ter em mente quais tipos de objetos você pode abrigar nele. Afinal, por ser uma ferramenta All In One, que permite manter todos os processos de gerenciamento de propects e clientes em um único lugar, muitos tipos de dados podem ser cadastrados.
Pense na mesma lógica de uma ferramenta automação de marketing: lá, “contatos” são o objeto mais importante para gerenciarmos o relacionamento. Já no HubSpot, você pode cadastrar:
- Contatos: representam as pessoas no CRM, essa é a sua base de relacionamento tanto no marketing quanto no time de vendas.
- Empresas: representam as companhias no CRM e podem ser associadas tanto aos contatos, quanto aos negócios.
- Negócios: representam oportunidades de vendas que estão sendo trabalhadas no pipeline. Nos negócios, além de associar empresas e contatos, você conseguirá cadastrar uma base de receita para ter uma projeção de crescimento e, finalmente, garantir a previsibilidade em vendas.
- Tickets: representam chamados e solicitações feitas pelos clientes, que precisam ser atendidos por uma equipe responsável. Os tickets organizam as ocorrências de atendimento e o pós-venda da empresa.
- Produtos: representam o portfólio da empresa, ou seja, tudo aquilo que você comercializa. Com esse cadastro, você consegue vincular produtos a negócios, criar orçamentos e prever receita.
Dentro de cada um desses objetos, é possível cadastrar informações específicas, relacionadas ao objeto principal. Em “contato”, por exemplo, você pode cadastrar nome, e-mail, telefone etc. Esses dados são armazenados por meio das propriedades do HubSpot.
Nesse artigo, a plataforma explica como gerenciar, exibir e segmentar essas propriedades para otimizar a maneira como você usa o HubSpot.
Por onde começar a organizar os dados no CRM?
Ok, entendemos quais dados podem ser cadastrados no HubSpot, mas, como mantê-los organizados? Uma maneira simples de começar é definindo o estágio do ciclo de vida e o status de um contato.
Estágio do ciclo de vida
Primeiro de tudo, você irá qualificar os seus contatos e definir, por meio de uma classificação automática do HubSpot, o quão perto um lead está de se tornar um cliente.
Todos os leads que entrarem no seu CRM começam como assinantes, ou seja, alguém que se inscreveu para receber atualizações de conteúdo de sua empresa. Quando esse mesmo contato demonstrar interesse na sua empresa para além de uma assinatura básica, ele se tornará um lead - no HubSpot, ele precisa converter em pelo menos dois formulários para se tornar, oficialmente, um lead.
Nesse momento, o time de marketing recebe um alerta: é preciso qualificar o lead para entender se ele tem perfil para comprar e se tornar um lead qualificado de marketing (MQL). Isso pode ser feito por meio de uma automação ou por uma qualificação manual.
Após essa definição, acontece a primeira passagem de bastão: o time de pré-vendas, ou os SDRs, recebe esse lead para qualificar a partir do momento que ele se torna um MQL e começa as primeiras tentativas de contato para entender se aquele é, de fato, um cliente potencial e se está no momento certo de comprar. Se a resposta for sim, ele se tornará um lead qualificado de vendas (SQL).
Dependendo da sua empresa, o time de marketing pode ter aberto um novo negócio para o time de pré-vendas começar a abordar. Se isso ainda não foi feito, é nesse momento que o time de pré-vendas cria o objeto “novo negócio” ou deal e o deal entra, então, na visão do pipeline de vendas.
Quando esse negócio entrar em negociação, ou seja, receber uma proposta efetiva, ele se torna uma oportunidade, atingindo o último estágio do HubSpot antes de se tornar cliente.
Com esse contato evoluindo, é possível extrair as primeiras métricas e entender quais os primeiros gargalos no seu time. Por exemplo: você pode mensurar quantos MQLs se tornam SQLs e criar uma propriedade para entender o motivo das perdas, gerando insumos para o time de marketing otimizar os processos.
Da mesma forma, é possível entender quantos SQLs se tornam oportunidades e, da mesma forma, mapear os motivos, para encontrar maneiras de otimizar as estratégias de pré-vendas e vendas.
Além do que foi mostrado, existem mais duas outras fases importantes no ciclo de vendas do HubSpot:
- Evangelista: cliente que promoveu seus produtos ou indicou outros clientes em potencial.
- Outros: pode ser usado para contatos que não atendem a nenhum dos critérios acima.
Status do contato
Como foi dito no tópico anterior, é importante mapear os motivos de perda de contatos no pipeline e gerar percepções para melhorias entre as áreas. Uma das melhores maneiras de fazer isso é definindo a situação dos contatos.
Essas são as opções de status de lead no HubSpot CRM:
- Novo
- Aberto
- Em progresso
- Negócio aberto
- Não qualificado
- Tentativa de contato
- Conectado
- Mau momento
Você também pode criar uma propriedade semelhante a essa para deixar mais rico essa fonte de dados, explicando com clareza, por exemplo, o porquê um contato não é qualificado.
Passo a passo para estruturar os dados do seu HubSpot
Agora que você já entendeu o essencial sobre a maneira como o HubSpot organiza os dados, pode começar o passo a passo para estruturar o seu CRM do zero, ou revisar o que já está criado.
Passo 1: Estruturar o pipeline e as metas da empresa
Comece identificando os principais objetivos da empresa e as necessidades específicas do departamento de receita, ou revenue — que irá englobar Marketing, Vendas e Custumer Success.
Foque, nesse momento, em responder à pergunta: quantas contas é preciso fechar por mês? A partir disso você conseguirá definir, retroativamente, com base no histórico de conversão:
- O número de Oportunidades que você precisa para bater as metas;
- O número de SQLs e MQLs;
- O número de leads gerados.
Além disso, nesse momento você precisará ter clareza das etapas do seu pipeline de vendas para que ele possa ser configurado corretamente no HubSpot. Por aqui, recomendamos:
- Prospects
- Fluxo de cadência iniciado
- Contato efetivo
- Reunião agendada
- Reunião realizada
- Proposta
- Negociação
- Fechamento
Passo 2: Mapear o fluxo de informações
Com a estrutura do pipeline organizado, é preciso identificar como está acontecendo o fluxo de informações entre as áreas de receita. Ou seja: como o marketing está enviando novos negócios para vendas? Quais informações estão sendo coletadas na pré-venda e repassadas para vendas?
Isso significa que chegou a hora de criar e adentrar nos processos específicos das áreas e, se necessário, modificar o que já existe.
Passo 3: Definir os campos de dados essenciais
Com o passo dois, vem o passo três, afinal, para a passagem de bastão é necessário determinar quais informações são cruciais para os departamentos e quais campos de dados são necessários para armazená-las.
Exemplos de campos que precisam ser preenchidos antes da passagem de bastão podem incluir nome, e-mail, cargo, empresa, histórico de interações, dados demográficos, origem do lead etc. Nesse momento, é preciso estabelecer regras claras para a entrada de dados no CRM a fim de evitar inconsistências e facilitar a análise posterior.
Dica: muitas vezes, dados são perdidos porque o time está acostumado a inserir as informações em anotações ou por outros meios. Por isso, para que a mudança na estrutura de dados do CRM seja entendida e utilizada por todos, será necessário treinar o time e ensinar como fazer o melhor uso da plataforma.
Passo 4: Configurar hierarquias e permissões de acesso
Defina níveis de acesso a dados para diferentes membros da equipe com base nas suas funções e necessidades, ou seja, garanta que apenas pessoas autorizadas possam acessar, modificar ou excluir informações sensíveis.
Já imaginou a possibilidade de um dos seus colaboradores deletar todos os dados de uma negociação? Ou perder dados e informações porque algumas pessoas modificaram informações importantes?
Isso pode ser evitado caso você dê apenas os acessos necessários para as pessoas certas.
Boas práticas na construção da estrutura de dados ideal no HubSpot
Estruturar um CRM é complexo, por isso, durante esse processo, algumas boas práticas podem ser seguidas para otimizar a eficiência do que está sendo construído.
- Utilize os campos personalizados: o HubSpot permite criar campos personalizados para capturar informações específicas do seu negócio. Utilize-os para adaptar o CRM às necessidades da empresa.
- Mantenha a simplicidade: evite criar uma estrutura de dados complexa. Mantenha apenas os campos essenciais e relevantes para evitar confusões e facilitar a utilização do CRM.
- Utilize listas e propriedades inteligentes: aproveite as funcionalidades do HubSpot para segmentar e organizar os contatos com base em critérios específicos. Isso facilitará o direcionamento de campanhas de marketing e as análises do time de vendas no futuro.
- Peça ajuda quando necessário: o time da Mkt4Sales está sempre disponível para oferecer o apoio que você precisa na construção de uma verdadeira Máquina de Vendas baseada no CRM. Entre em contato com nossos especialistas sempre que precisar.
