O encontro interno que acontece entre as lideranças da área comercial de uma empresa e os vendedores é chamado de reunião de vendas e esse momento, muitas vezes, corresponde a cerca de 12% do tempo de trabalho de um vendedor, de acordo com uma pesquisa do HubSpot.
Isso significa que o time comercial passa quase cinco das quarenta horas semanais de trabalho apenas em reuniões internas. Por isso, não preciso nem dizer que é essencial que as reuniões sejam objetivas, proveitosas e planejadas estrategicamente para melhorar o engajamento do time comercial.
A reunião de vendas também é, muitas vezes, a base para que o vendedor melhore os próprios processos e vendam de forma mais fluida e eficaz e isso mostra o tamanho da importância desse momento das lideranças com os vendedores.
Nesse conteúdo, vamos mostrar o passo a passo para que você consiga otimizar e melhorar ao máximo esse momento com sua equipe.
Se você é um líder comercial, talvez já tenha experienciado alguns problemas durante as reuniões de vendas internas, como:
Se essa é a questão, reorganizar suas reuniões com esse passo a passo pode ser eficaz para melhorar os problemas descritos acima:
Primeiro passo da reunião de vendas é ter um objetivo concreto que será compartilhado com todos antes mesmo da reunião começar: assim, você não pega ninguém de surpresa e todos estarão com as informações necessárias para que a reunião flua bem.
Esses são alguns dos temas que podem servir como objetivo principal da reunião de vendas:
Portanto, escolha o objetivo principal da reunião (mesmo que mais de um) e compartilhe com o time antes da reunião começar.
A pauta, nesse sentido, servirá para que as pessoas saibam qual será o ritmo da reunião. Por exemplo: você pode começar revendo os números da última semana e planejando as próximas e, depois, abrir um momento para cada um do time falar sobre as suas próprias atividades.
Recomendo também que você deixe a pauta bem clara para cada um dos membros do seu time e avise que todos devem ir preparados para falar no momento oportuno. Em alguns casos, escolher uma pessoa específica para conduzir cada reunião pode fazer com que elas fiquem menos monótonas e abram mais espaço para que os vendedores falem mais.
Mesmo que você combine com vendedores de entrarem preparados para apresentar dados, é importante analisar como está a desempenho geral antes da reunião começar. Dessa forma, será possível conduzir a reunião para os ajustes de rota necessários em caso de um desempenho negativo e comemorar com os vendedores em caso de um resultado positivo.
Se a liderança precisar de dados específicos de outras áreas ou de outras pessoas para conseguir se preparar para reunião, é importante que eles sejam solicitados e enviados com antecedência.
Após analisar os dados, com certeza você terá muitos alinhamentos para fazer, certo? Mas, não há nada pior do que uma reunião que poderia ter sido um e-mail ou falar na frente de todos algo que deveria ter sido dito no privado.
Por isso, defina quais alinhamentos cabem para o grupo (e fazem sentido dentre os objetivos e a pauta). Faça as orientações que ficarem de fora por e-mail ou agende uma reunião separada: isso deixará os encontros mais produtivos e fará com que fique mais difícil fugir do que é preciso ser dito.
Incentivar uma cultura de feedback é importante para melhorar o desempenho do time no geral, inclusive das lideranças. Uma maneira de fazer isso é evitando impor as estratégias que serão seguidas. Para isso, o líder pode perguntar: “o que poderíamos ter feito de melhor para evitar esse resultado negativo?”.
Outra forma de promover os feedbacks é na escuta de ligações, seja de outras empresas ou do próprio time e perguntar: “Quais foram os pontos fortes e fracos dessa ligação?”. É importante que seu time esteja alinhado a essa cultura e que a liderança faça desse um momento proveitoso, em que todos participam.
Provavelmente você falará deles durante toda a reunião, mas é importante finalizar com a enumeração dos principais pontos de ação anotados. Essa recapitulação é importante para garantir que todos realmente sabem quais as suas próximas atividades e os próximos objetivos.
Por exemplo:
“Então, decidimos nessa reunião que Fulano precisa agendar a reunião com o influenciador, já que não conseguimos o contato do decisor da empresa X e que Sicrano vai alterar os e-mails de follow up, que estão com grande taxa de rejeição…”
A verdadeira resposta para essa pergunta é “depende”. Sim, definir a frequência desse momento vai depender da maturidade comercial da sua empresa. Mas, responder essas perguntas pode ajudar:
De qualquer forma, mesmo que você tenha passado por todos os requisitos anteriores, é provável que você sinta a necessidade de fazer, ao menos, uma reunião semanal para bater as principais atividades da semana.
Mas, lembre-se de duas coisas:
Essas reuniões precisam ser curtas e objetivas, de até trinta minutos.
Você não está sozinho nesse processo! Estamos aqui para ajudar no que for preciso na construção da sua máquina de vendas. Fale conosco.