O encontro interno que acontece entre as lideranças da área comercial de uma empresa e os vendedores é chamado de reunião de vendas e esse momento, muitas vezes, corresponde a cerca de 12% do tempo de trabalho de um vendedor, de acordo com uma pesquisa do HubSpot.
Isso significa que o time comercial passa quase cinco das quarenta horas semanais de trabalho apenas em reuniões internas. Por isso, não preciso nem dizer que é essencial que as reuniões sejam objetivas, proveitosas e planejadas estrategicamente para melhorar o engajamento do time comercial.
A reunião de vendas também é, muitas vezes, a base para que o vendedor melhore os próprios processos e vendam de forma mais fluida e eficaz e isso mostra o tamanho da importância desse momento das lideranças com os vendedores.
Nesse conteúdo, vamos mostrar o passo a passo para que você consiga otimizar e melhorar ao máximo esse momento com sua equipe.
6 passos para uma reunião de vendas eficiente
Se você é um líder comercial, talvez já tenha experienciado alguns problemas durante as reuniões de vendas internas, como:
- Vendedores que parecem desmotivados;
- Reunião repetitiva e, se formos falar com sinceridade, muitas vezes chata;
- Reuniões longas demais;
- Reuniões que só parecem que o líder cobra sem parar e, algumas vezes, sem deixar os vendedores contribuírem.
Se essa é a questão, reorganizar suas reuniões com esse passo a passo pode ser eficaz para melhorar os problemas descritos acima:
1. Crie um objetivo
Primeiro passo da reunião de vendas é ter um objetivo concreto que será compartilhado com todos antes mesmo da reunião começar: assim, você não pega ninguém de surpresa e todos estarão com as informações necessárias para que a reunião flua bem.
Esses são alguns dos temas que podem servir como objetivo principal da reunião de vendas:
- Situação dos fechamentos de vendas;
- Acompanhamento dos resultados dos fechamentos e agendamentos na semana;
- Ajustes no roteiro de vendas;
- Feedbacks em grupo.
Portanto, escolha o objetivo principal da reunião (mesmo que mais de um) e compartilhe com o time antes da reunião começar.
2. Crie uma pauta
A pauta, nesse sentido, servirá para que as pessoas saibam qual será o ritmo da reunião. Por exemplo: você pode começar revendo os números da última semana e planejando as próximas e, depois, abrir um momento para cada um do time falar sobre as suas próprias atividades.
Recomendo também que você deixe a pauta bem clara para cada um dos membros do seu time e avise que todos devem ir preparados para falar no momento oportuno. Em alguns casos, escolher uma pessoa específica para conduzir cada reunião pode fazer com que elas fiquem menos monótonas e abram mais espaço para que os vendedores falem mais.
3. Analise os dados antes de entrar na reunião
Mesmo que você combine com vendedores de entrarem preparados para apresentar dados, é importante analisar como está a desempenho geral antes da reunião começar. Dessa forma, será possível conduzir a reunião para os ajustes de rota necessários em caso de um desempenho negativo e comemorar com os vendedores em caso de um resultado positivo.
Se a liderança precisar de dados específicos de outras áreas ou de outras pessoas para conseguir se preparar para reunião, é importante que eles sejam solicitados e enviados com antecedência.
4. Defina o que pode ser discutido fora da reunião
Após analisar os dados, com certeza você terá muitos alinhamentos para fazer, certo? Mas, não há nada pior do que uma reunião que poderia ter sido um e-mail ou falar na frente de todos algo que deveria ter sido dito no privado.
Por isso, defina quais alinhamentos cabem para o grupo (e fazem sentido dentre os objetivos e a pauta). Faça as orientações que ficarem de fora por e-mail ou agende uma reunião separada: isso deixará os encontros mais produtivos e fará com que fique mais difícil fugir do que é preciso ser dito.
5. Crie um momento para feedbacks
Incentivar uma cultura de feedback é importante para melhorar o desempenho do time no geral, inclusive das lideranças. Uma maneira de fazer isso é evitando impor as estratégias que serão seguidas. Para isso, o líder pode perguntar: “o que poderíamos ter feito de melhor para evitar esse resultado negativo?”.
Outra forma de promover os feedbacks é na escuta de ligações, seja de outras empresas ou do próprio time e perguntar: “Quais foram os pontos fortes e fracos dessa ligação?”. É importante que seu time esteja alinhado a essa cultura e que a liderança faça desse um momento proveitoso, em que todos participam.
6. Finalize com os pontos de ação
Provavelmente você falará deles durante toda a reunião, mas é importante finalizar com a enumeração dos principais pontos de ação anotados. Essa recapitulação é importante para garantir que todos realmente sabem quais as suas próximas atividades e os próximos objetivos.
Por exemplo:
“Então, decidimos nessa reunião que Fulano precisa agendar a reunião com o influenciador, já que não conseguimos o contato do decisor da empresa X e que Sicrano vai alterar os e-mails de follow up, que estão com grande taxa de rejeição…”
Quando realizar a reunião de vendas?
A verdadeira resposta para essa pergunta é “depende”. Sim, definir a frequência desse momento vai depender da maturidade comercial da sua empresa. Mas, responder essas perguntas pode ajudar:
- Qual a maturidade do seu time? Se ele possuir mais vendedores juniores do que seniores, provavelmente você vai precisar de mais reuniões para auxiliar os que têm menos experiência.
- Há quanto tempo sua máquina de vendas existe? Quanto mais maduro o processo de vendas, menor o número de reuniões porque, provavelmente, você já encontrou o pitch ideal.
- Qual a confiança que você tem de que os dados do seu CRM estão corretos? Quanto maior essa confiança, menor a frequência necessária das reuniões de vendas.
- Como estão os resultados? Quanto mais próximo da meta, menor a necessidade das reuniões.
De qualquer forma, mesmo que você tenha passado por todos os requisitos anteriores, é provável que você sinta a necessidade de fazer, ao menos, uma reunião semanal para bater as principais atividades da semana.
Mas, lembre-se de duas coisas:
Essas reuniões precisam ser curtas e objetivas, de até trinta minutos.
Você não está sozinho nesse processo! Estamos aqui para ajudar no que for preciso na construção da sua máquina de vendas. Fale conosco.
