Um dos principais fatores para ter sucesso na implementação de um CRM é o planejamento cuidadoso. E isso acontece, principalmente, porque o planejamento adequado — em união a uma estratégia eficaz — garante aumento na eficiência e na velocidade da implantação da ferramenta. Uma pesquisa da IBM mostra, inclusive, que, quando o CRM é implementado de maneira correta, o ROI da empresa pode aumentar em até 245%.
Além disso, mapear a parte estratégica antes de adicionar pessoas ao novo ambiente de trabalho, deixando-o completamente configurado e pronto para receber novos logins, auxilia no processo de treinamento do time que efetivamente vai usar o CRM no dia a dia.
Para orientá-los nessa empreitada, utilizamos nossa expertise em implementação e treinamento de HubSpot para criar um checklist com as principais configurações iniciais que você precisa fazer para que sua operação já comece com o pé direito ao iniciar o uso de uma nova ferramenta.
Configurações gerais HubSpot
1. Crie sua conta no Hubspot
Sim, começaremos pelo básico: você precisa criar uma conta no HubSpot.
No caso dessa plataforma, as funcionalidades mais simples estão disponíveis de maneira gratuita — enquanto as mais complexas podem ser contratadas por meio do Sales Hub ou Marketing Hub.
2. Convide seu time para a plataforma
Convidar as pessoas da sua organização permite com que você crie grupos de trabalho e hierarquias no HubSpot para, posteriormente, configurar as permissões do time e autorizações do uso.
- Na sua conta do HubSpot, clique no ícone de configurações;
- No menu lateral, escolha “usuários e times”;
- Clique em “times” e depois “criar um time”.
Dica número 1: escolha bem, nesse primeiro momento, os usuários que vão precisar colocar “a mão na massa” no começo da sua operação. Assim, você evita estourar o limite de usuários nesse primeiro momento e controla melhor a etapa de configurações iniciais do ambiente.
Dica número 2: nesse momento, já identifique as permissões necessárias e os grupos que você criará. Isso é importante, pois algumas funcionalidades têm limites (como, por exemplo, o limite para criação de relatórios. Manter todo mundo com acesso a tudo pode significar que, facilmente, você irá estourar o limite do HubSpot e poderá gerar uma nova cobrança.
3. Configure o domínio do seu site
Configurar o domínio do seu site irá permitir que você comece a publicar conteúdo — seja no seu blog ou landing pages. Além disso, você pode criar o seu site, do zero, diretamente no HubSpot, o que facilitará suas análises de resultados futuramente.
Talvez, nesse momento, você precise do auxílio do time de TI da sua empresa para conectar o DNS do seu site no HubSpot.
Para conectar o domínio, você pode seguir o tutorial da central de conhecimento do HubSpot.
4. Instale o código de rastreamento do HubSpot
Caso você não tenha a intenção de hospedar as páginas do site ou outras páginas fora do HubSpot, será preciso instalar um código de rastreamento nelas. Isso é necessário, principalmente, para conseguir monitorar todos os acessos ao seu site.
Para isso, você pode contar com o seu time de TI — basta apenas incluí-los no passo 2, quando você define quem precisa ter acesso ao HubSpot para começar sua operação.
Dica importante: Para os sites hospedados no Wordpress será necessário instalar e usar o plugin do HubSpot nele — o próprio plugin já fará a instalação do código de rastreamento do HubSpot.
Para entender como instalar o código no seu site, acesse a biblioteca de conhecimento.
5. Configure o envio de e-mails
Chegamos no último passo das configurações iniciais que precisarão ser feitas: conectar os e-mails. Esse passo é feito em duas partes essenciais:
- Primeiro, será necessário conectar seu e-mail corporativo para começar a se comunicar com seus clientes, que deverá ser único, ligado apenas ao seu usuário — e isso precisará ser ajustado para todos os usuários que terão permissão para enviar e-mails pelo HubSpot.
- Depois, será necessário instalar a extensão do HubSpot que permitirá a você trackear e ter certeza que os contatos estão recebendo e abrindo as suas comunicações.
Além disso, todas as comunicações do HubSpot precisam ser enviadas com o nome da sua empresa, o endereço físico dela e um link que permitirá aos usuários se descadastrar ou gerenciar o cadastramento na sua base.
Se você quiser ver o passo a passo para conectar seu e-mail ao HubSpot, clique aqui.
Configurando os Hubs
6. Comece as importações
Provavelmente, essa é a parte mais delicada do processo: caso você já esteja usando outras ferramentas de marketing, vendas e atendimento, será necessário reunir todas as informações que você já tem para começar a migração.
Isso significa que, sim, você precisará de um olhar atento para todas as informações que estão em outras ferramentas. Isso porque, muitas vezes, acumulamos dados que são desnecessários e poluem as bases de marketing e vendas.
Comece separando em planilhas:
- todas as informações sobre contatos que você já tem;
- todos os negócios abertos ou fechados;
- todos os fluxos de automação já criados;
- todas as landing pages já criadas.
Feito isso, gradualmente, as importações podem começar. Sempre testando com pouca quantidade de contatos antes de começar as importações em massa.
Mesmo que essa seja sua primeira ferramenta de CRM, provavelmente você já tem dados em planilhas que também precisará organizar para começar a migração.
7. Configure os Hubs de Marketing, Vendas e Serviços
Antes de começar a usar o HubSpot, é preciso olhar para os Hubs que serão usados e configurar os processos iniciais. Esse, inclusive, é um momento que também convidamos a empresa a rever o que já está estruturado e encontrar gargalos. Assim, a utilização da nova ferramenta promoverá melhorias para toda sua operação.
É importante ter em mente que para cada uma das áreas, precisarão ser feitas configurações específicas, conforme os módulos de HubSpot que foram contratados, sendo eles:
- Marketing Hub: automações, e-mails marketing, redes sociais, landing pages, formulários etc.
- Sales Hub: funil de vendas, negócios, cadências, automações etc.
- Service Hub: base de conhecimento, pesquisas, feedback, criação de tickets, funil de tickets etc.
- Operations Hub: sincronização de dados, automação programável, automação de qualidade de dados etc.
- CMS (Content Management Software): criação de sites.
8. Crie seu pipeline de vendas
No menu principal, clicando na aba “negócios” você terá acesso a uma visão completa do seu pipeline e como está o andamento de todos os deals. Os campos que vão aparecer nesse momento estão no padrão do HubSpot e podem ser modificados para se adequarem à realidade da sua companhia.
Você também pode utilizar os estágios do pipeline para categorizar e acompanhar o progresso de seus negócios em andamento no HubSpot. Cada estágio de negócio tem uma probabilidade associada que indica a chance de fechamento do contrato.
Dica: nessa fase, é importante envolver os seus BDRs e Accounts para definir as melhores fases do processo. Assim, você evita colocar complexidade demais para eles ou “esquecer” de fases que seriam essenciais para o processo.
Saiba como realizar a configuração do pipeline de vendas clicando aqui. E, se precisar criar ou rever sua estratégia de pipeline, chame um dos especialistas da Mkt4Sales.
9. Configure os seus formulários
Após a criação do pipeline e a definição do seu ICP, você já terá clareza das informações que precisa coletar dos seus contatos e poderá configurar os formulários.
Esses, podem aparecer tanto em suas landing pages, quanto podem ser configurados nas páginas do seu site hospedado dentro ou fora do HubSpot. Nesse momento, a dica mais importante é configurar os campos e alinhar com todo o time o que foi criado, para evitar duplicidade e perda de informações.
Se quiser saber mais sobre a criação e configuração dos formulários no HubSpot, leia esse artigo na biblioteca de conhecimento da ferramenta.
10. Configure suas listas
Segmente os contatos da sua base de leads através da criação de listas no HubSpot. Empresas que trabalham com vários tipos de ICP ao mesmo tempo, podem tirar muito proveito das listas do HubSpot para criação de e-mails e estratégias de nutrição específicas para cada ICP.
Além disso, as listas ativas também podem ajudar você a repassar os contatos de marketing para o time de BDR com auxílio dos workflows.
11. Crie e-mails e workflows
O HubSpot tem uma funcionalidade ideal para quem deseja facilitar o dia a dia de disparo de e-mails: a criação de templates. Você pode já deixar sua newsletter pré-configurada para facilitar a criação do conteúdo e outros tipos de e-mail que você deseje enviar para sua base de contatos.
Além disso, nesse momento já é bom começar a criar os workflows iniciais, como, por exemplo, os fluxos de nutrição mais simples — como os de entrega de material rico — e um fluxo de passagem de bastão do time de marketing para o time de vendas.
Vamos começar?
Implementar HubSpot com planejamento traz um ganho operacional enorme para os times e contribui muito para o engajamento das equipes com a ferramenta.
Aqui na Mkt4Sales, começamos com o diagnóstico e identificação das necessidades reais da sua empresa, desde a análise dos processos atuais até a definição de novos processos para otimização da operação.
Além disso, garantimos a capacitação do seu time para utilização da ferramenta e acompanhamento dos resultados! Quer saber mais sobre isso? Fale com um dos nossos especialistas.
