Em mercados complexos e cada vez mais dinâmicos, acompanhar a movimentação do setor, dar respostas rápidas e corrigir estratégias é um diferencial competitivo importante. Não é à toa que a Metodologia Agile se embrenhou na área de vendas. O departamento comercial é a linha de frente da empresa no mercado e o primeiro a ser impactado por qualquer movimentação.
Empresas com gestão de vendas engessada e burocrática têm cada vez mais dificuldade de acompanhar essa movimentação e de manter suas vantagens competitivas a longo prazo. Não há alternativa: é preciso inovar e tornar a gestão comercial tão ágil quanto o mercado. Por isso nesse artigo, apresentamos tudo sobre como aplicar a Metodologia Agile na gestão de vendas.
O que é Metodologia Agile?
Difundida a partir dos anos 2000, a Metodologia Agile foi uma nova abordagem implementada na gestão de projetos de desenvolvimento de softwares, com o objetivo de tornar o processo mais eficiente, eliminando falhas e retrabalho.
Por ser uma metodologia focada em entregas rápidas e constantes, com alto grau de flexibilidade, sua aplicação resolvia problemas no cumprimento dos prazos, falta de comunicação entre profissionais e disparidades entre o que o cliente solicitou e o que foi entregue.
Tais problemas não eram exclusivos apenas da área de TI, e logo a Metodologia Agile ganhou adeptos em outros departamentos, inclusive na área comercial.
Ao longo dos anos, surgiram diferentes práticas para incorporar a Metodologia Agile nas empresas. Uma das mais conhecidas e eficientes é o framework Scrum.
O Scrum estabelece uma rotina específica e detalhada de aplicação da metodologia e agrega ainda princípios de gestão à vista, tornando todo o processo bastante objetivo e prático para o dia a dia organizacional.
Basicamente, a proposta do Scrum é estabelecer ciclos/períodos de trabalho (Sprints) de curta duração, determinar as tarefas que devem ser realizadas pela equipe nesse período (Backlog) e acompanhar o andamento dessas tarefas por meio de reuniões diárias e gestão à vista, de modo que todo o time saiba o que está sendo feito, o que deverá ser feito em seguida e as responsabilidades de cada um.
Como implementar a Metodologia Agile em vendas?
Uma gestão de vendas baseada na Metodologia Agile dá ao setor a agilidade e flexibilidade necessárias para enfrentar a complexidade do mercado. Entre os principais ganhos proporcionados pela Metodologia Agile na área de vendas, estão:
- Maior governança das vendas
- Redução de custos
- Redução do ciclo de vendas
- Aumento de produtividade
- Melhoria na comunicação interna
- Melhoria contínua nos processos
Veja a seguir o passo a passo para implementar a Metodologia Agile na área de vendas de acordo com o Scrum.
Passo 1: definir os times e as atribuições
Dentro do Scrum, uma das etapas mais importantes é a definição de times. Em uma empresa, tradicionalmente, encontramos os profissionais separados por departamentos: marketing, finanças, tecnologia e assim por diante. Os times propostos no Agile mudam esta estrutura, apostando na multidisciplinaridade. Cada grupo reunido possuirá objetivos específicos, com tarefas que serão cumpridas juntando os esforços e conhecimentos de todos.
Um time de vendas Scrum, portanto, não terá apenas vendedores, mas todos os profissionais envolvidos em determinado projeto comercial.
Uma consultoria empresarial, por exemplo, poderia organizar seus times de venda Scrum com base em seus segmentos de atuação, de modo que cada time ficasse responsável por alavancar as vendas em um mercado específico. Assim, o time de varejo, por exemplo, teria profissionais de marketing, SDRs, inside sales, field sales e customer services especializados em prospectar, negociar e atender prospects e clientes do setor de varejo.
Esse tipo de organização, além de gerar alto nível de especialização, favorece a integração dos processos e comunicação entre os profissionais.
Outra característica que a multidisciplinaridade permite é a autogestão. Por abrangerem todas as etapas e informações de um projeto, os times Scrum têm autonomia para tomar decisões internamente, sem necessidade de escalar ou burocratizar a resolução de problemas.
Além disso, é importante eleger no time Scrum quem serão os profissionais responsáveis pelo planejamento de tarefas e pela condução do processo Agile. No Scrum, essas funções recebem o nome, respectivamente, de Product Owner e de Scrum Master e são desempenhadas pelo cliente e pelo líder do projeto. Em vendas, os dois papéis podem ser exercidos pelos gestores dos times.
Passo 2: definir o ciclo de trabalho (Sprint)
Nas abordagens clássicas de gestão de vendas, é comum que o objetivo final seja colocado como meta única de faturamento mensal ou anual. Nessa perspectiva, as tarefas intermediárias necessárias para que se alcance o objetivo final são, muitas vezes, negligenciadas.
A proposta da Metodologia Agile é estabelecer ciclos de trabalho mais curtos e fragmentar o objetivo final em entregas menores, a serem concluídas dentro desse ciclo.
É possível, por exemplo, estabelecer Sprints de vendas de uma semana e, dentro desse ciclo, determinar quantos leads novos devem ser gerados, quantos contatos efetivos devem ser alcançados, quantas reuniões devem ser feitas e assim por diante.
A ideia é tornar o processo mais fácil de acompanhar, de mensurar, de identificar falhas e de corrigir condutas.
Essa estratégia também ajuda a motivar o time, já que os profissionais terão metas mais rápidas para alcançar e, assim, conseguirão ver os resultados de seu trabalho com mais frequência.
Passo 3: definir as tarefas a serem realizadas no ciclo de trabalho
Com o ciclo de trabalho e o time definidos, o passo seguinte é estabelecer as tarefas que deverão ser entregues ao longo do Sprint, bem como os responsáveis por realizá-las.
No Scrum, essa lista de tarefas recebe o nome de Backlog. Há o Sprint Backlog, que é a lista de tarefas a serem cumpridas ao longo do Sprint e o Product Backlog, que são as tarefas que devem ser entregues ao final do projeto.
Em vendas, podemos considerar que o Product Backlog são as metas finais a serem alcançadas, por exemplo:
- Gerar determinada receita anual;
- Ter uma carteira de clientes ativa 20% maior no final do ano;
- Aumentar o ticket-médio dos contratos fechados.
Já no Sprint Backlog teríamos os objetivos fragmentados a partir dessas metas, por exemplo:
- Prospectar e qualificar 50 novos leads;
- Ligar para 30 prospects;
- Enviar proposta para prospect X;
- Fazer proposta de upselling para cliente Y.
Passo 4: realizar reuniões diárias de acompanhamento
O acompanhamento diário das tarefas por todo time é uma das premissas da Metodologia Agile e do modelo Scrum.
A equipe envolvida no projeto deve se reunir diariamente. Não precisam ser encontros longos. Pelo contrário. A ideia é que a reunião diária seja rápida e objetiva, para que ninguém perca tempo. Pode ser no início ou fim do expediente. A ideia é que cada membro do time reporte o que fez, o que fará em seguida e se está com problema ou dificuldade para realizar alguma tarefa.
Nesses encontros, as metas e prazos podem ser ajustados de acordo com o andamento real. Lembre-se: flexibilidade é um dos pontos-chave desta metodologia.
As reuniões diárias ajudam o gestor a estar por dentro do trabalho de todos, podendo orientá-los melhor, mudar o direcionamento propor novas abordagens. Esse elemento é um dos que mais favorece o dinamismo proposto pela metodologia, tão necessário para que a equipe de vendas consiga responder cada vez mais rápido às demandas do mercado.
Passo 5: realizar reuniões ao final de cada Sprint para avaliação do ciclo e planejamento do próximo
Além das reuniões diárias, a equipe também deve se reunir ao finalizar cada Sprint, ou seja, cada ciclo de trabalho.
Nesse encontro, mais longo do que os encontros diários, o objetivo é avaliar os principais problemas enfrentados, aquilo que fluiu com mais facilidade e como o processo pode ser otimizado no futuro.
Por exemplo: ao final do Sprint, os profissionais de prospecção irão mensurar se os canais utilizados para prospectar foram assertivos, se os leads gerados eram realmente qualificados e o que poderá ser feito para otimizar a prospecção no próximo ciclo.
Na Metodologia Agile, há uma busca constante por otimização de processos, por isso feedbacks e avaliação dos resultados são de grande importância.
É nessa reunião também que todo o time irá discutir e planejar as tarefas que serão realizadas no Sprint seguinte.
A implementação da Metodologia Agile passa diretamente por uma mudança na cultura organizacional das empresas. Para que um novo modo de gestão seja possível, é preciso entender que os métodos tradicionais de venda não são capazes de entregar os mesmos resultados de antes. O mercado atual, mais complexo e dinâmico, exige práticas ágeis, inovadoras e flexíveis.
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