Você pode acreditar que gerenciar aquisição de capital humano é uma tarefa totalmente alheia ao trabalho do gestor comercial. Mas não é. Contratar vendedores e pré-vendedores, ainda que seja uma tarefa do time de Recursos Humanos, também envolve a gestão de Vendas.
Antes de essa demanda chegar até os recrutadores, é necessário saber como dimensionar corretamente o seu time comercial. Muitos gestores, no entanto, esperam um quarter inteiro sem bater a meta mensal para decidir que precisa reforçar o time.
Deixar a sua operação chegar a esse ponto pode ser estressante para a equipe. Além disso, é extremamente perigoso para a saúde financeira da empresa. Antes que o desastre seja ainda maior, vamos entender melhor:
Por que é importante saber dimensionar a equipe?
Não existe um tamanho padrão para todas as equipes de Vendas de todas as empresas. Essa resposta terá que ser compreendida a partir dos dados da própria empresa, dos objetivos e da demanda que se tem no momento.
Por isso, saber dimensionar é fundamental. Uma equipe grande demais ou pequena demais pode gerar uma grande dor de cabeça. Entre alguns dos problemas que você pode presenciar ao errar o dimensionamento do time estão:
- Sobrecarga nos times de Vendas e Pré-vendas;
- Turnover alto no time comercial;
- Baixo desempenho em resultado;
- Produtividade ruim;
- Aumento do Custo de Aquisição de Clientes;
- Lateralização de Receita.
Para não incorrer nestes problemas, nós preparamos um passo a passo para você entender qual será o tamanho ideal da sua operação.
Saiba como dimensionar o time comercial e potencialize seus resultados
Em uma Máquina de Vendas, dar qualquer passo sem ter os dados como base é algo muito difícil. Isso acontece porque todos os movimentos do setor comercial precisam ser justificados com base em metas e histórico, buscando um equilíbrio honesto entre O que nós precisamos entregar X O que nós estamos entregando.
O dimensionamento de times não é diferente. Para acontecer de forma saudável, deve-se ter o mínimo de previsibilidade de resultados para chegar ao tamanho ideal. E esse planejamento deve ser totalmente fundamentado em dados. Mas como fazer isso?
Passo a passo para um correto dimensionamento de times
1. Acompanhe a meta de Vendas: será a partir da meta de resultados estipulada para o setor comercial que virá a meta de produtividade de seu time. Ela deve ser determinada numa análise conjunta da meta de resultado com o histórico de ações de venda.
Por exemplo: supondo que sua meta de resultados é alcançar um faturamento de R$700 mil por mês. O seu ticket médio é R$30 mil. Logo, você precisará fazer 24 vendas para alcançar a meta.
2. Observe o histórico de produtividade do setor de Vendas: nesse histórico, você vai entender a produtividade média de um vendedor. Isto é, quanto ele consegue produzir em determinado período de tempo. Analise o histórico e faça uma média para obter um valor redondo.
Por exemplo: seguindo o exemplo anterior e observando o seu histórico, você vê que um vendedor conseguiu fazer 3 vendas nos últimos dois meses. Então, este será o seu parâmetro para começar. Você precisará de 8 vendedores para conseguir alcançar 24 vendas ao mês.
→ Obs.: caso você tenha mais vendedores e um histórico mais longo, calcule uma média e obtenha um valor redondo.
3. Use Engenharia Reversa: esse passo é importante porque, avaliando o histórico, você consegue obter muitos dados que vão ajudar a determinar os próximos passos. A Engenharia Reversa é o método que aproveita um dado para determinar o passo anterior e assim sucessivamente.
Por exemplo: ainda usando o cenário anterior, você analisou seu histórico de ações comerciais e descobriu que, para fechar 3 negócios em um mês, o vendedor teve que trabalhar em média 30 leads nesse período.
Isso significa que sua taxa de conversão em Vendas é de 10%. Então, você sabe que, para uma taxa de conversão de 10%, precisará que cada vendedor receba 30 leads qualificados no pipeline em um mês. Se você tem 8 vendedores, então precisará de 240 leads qualificados no pipeline por mês.
E agora, para que o pré-vendedor consiga enviar 240 reuniões agendadas, quantos leads precisam passar pela Pré-venda? Volte ao histórico e avalie quantos leads por mês um pré-vendedor consegue qualificar e agendar. Se, nos últimos dois meses, um pré-vendedor trabalhou 100 leads por mês e conseguiu qualificar 15, significa que sua taxa de conversão de MQL para SQL é 15%.
A partir daqui, o cálculo para chegar a este número é uma regra de 3 simples. Se
15 = 100240 = x
15x = 24.000
x = 24.000/15
x = 1.600
Então, você já sabe que para uma taxa de conversão de 15%, precisará trabalhar 1.600 leads para qualificar 240. Se cada pré-vendedor consegue trabalhar no máximo 100 leads, então você precisará de 16 pré-vendedores para conseguir agendar 240 reuniões neste ritmo.
Fechando o nosso exemplo, você precisará de 16 pré-vendedores e 8 vendedores para alcançar um faturamento de R$700 mil por mês. Use a mesma lógica para determinar metas de ligações por mês/semana/dia etc.
4. Faça ajustes: sempre que a meta de faturamento for revista, revisite também o dimensionamento da equipe. Do mesmo modo, se alguma de suas taxas de conversões modificarem, se as taxas ficarem mais audaciosas, se você rever a estratégia de precificação, todo o processo de Engenharia Reversa deve ser refeito.
Evite os principais erros cometidos ao dimensionar o time comercial
- Ter um time grande demais: não esqueça que, ao fazer novas contratações, os encargos trabalhistas aumentam. Um dimensionamento de time precisa estar de acordo com sua taxa de conversão e meta de resultados além de, também, estar de acordo com o capital disponível para investir. Cuidado para não encarecer o Custo de Aquisição de Clientes!
- Ter um time pequeno demais: se você tiver pessoas de menos, também não conseguirá alcançar os seus resultados. Isso é algo lógico. Portanto, use os dados, faça os cálculos e entenda qual é o tamanho necessário para alcançar o que você precisa.
- Não reavaliar o dimensionamento: isso é perder dinheiro, pois os objetivos da organização mudam à medida que ela for crescendo. Se em um primeiro momento, o objetivo é escalar os resultados, proximamente eles podem mudar. E o tamanho do time comercial sempre vai variar de acordo com vários fatores que são flutuantes na empresa. Então, sempre reavalie o tamanho do time.
- Não ter dados e histórico da estratégia: esse erro também fará você perder dinheiro, não só no dimensionamento do time, mas em várias outras frentes da Máquina de Vendas. Para que um processo possa rodar com tranquilidade, para que as metas sejam bem definidas e para que você consiga ver a melhora na produtividade e o atingimento de metas, você precisa ter dados. Da mesma forma, eles serão a espinha dorsal no cálculo do tamanho da sua operação.
- Não gerenciar o Delta de produtividade: a falta de controle sobre ele faz com que você não consiga padronizar os resultados dessas áreas. Para ter sucesso nessa tarefa, automatize a gestão, mantenha uma rotina de feedback e capacitação e acompanhe os relatórios.
Delta de Produtividade é o nome que damos para a variação de resultado dos membros do time, que pode ser Vendas ou Pré–vendas. É uma metáfora do ícone grego Δ que carrega este nome, e simboliza a máxima produtividade na base e a mínima, na ponta. Exemplo para examinar o Delta de Produtividade na sua empresa:
Ao examinar os relatórios de produtividade, você percebe que o pré-vendedor 1 agendou 13 reuniões em uma semana, enquanto o pré-vendedor 2 agendou 48.
Para reverter esse abismo de produtividade entre um pré-vendedor e outro, você precisa ter roteiros, templates, processo bem definido, rotina de feedbacks e capacitação e automação de tarefas cotidianas.
Dessa forma, você consegue explorar o potencial dos pré-vendedores sem provocar uma rotatividade ainda mais alta nesta área.
Fiz o cálculo e meu time está grande demais. E agora?
Vou responder essa pergunta com outra pergunta: você está conseguindo pagar todo mundo e atingir a meta de faturamento? Caso sim, está na hora de subir essa meta.
Se você tem um time maior do que precisa para atingir o resultado que você espera, o próximo passo é → esperar resultados melhores. Recalcule a meta para que a operação tenha a dimensão ideal. Se você precisa de ajuda com essa missão, clique aqui.
