Previsibilidade é algo bastante importante para uma empresa. É necessário saber o quanto de receita está para entrar e o quê, de fato, tem probabilidade de fechar até determinado prazo. Ter essa visão ajuda a entender qual é a melhor maneira de direcionar investimentos para acelerar o fechamento de algum contrato específico e bater a meta do mês.
Por isso é que é tão importante que os tomadores de decisão apostem em uma cultura data-driven para que possam fazer um acompanhamento detalhado do desempenho do setor. Felizmente, no setor de vendas, existem maneiras de obter essa previsibilidade.
O que é forecast de vendas?
Forecast de vendas é uma previsão do faturamento, receita e volume de vendas de uma empresa em um período específico. Ele é feito a partir de uma análise detalhada do pipeline e de todos os deals que estão em curso, além das taxas de conversão em cada gate (passagem de uma etapa do processo de venda para outra). O porquê de ele ser tão importante e necessário é o que você vai saber agora.
Saiba a importância do forecast de vendas para sua operação
Saber realizar um bom forecast de vendas é importante para a otimização de recursos. Este é o único caminho para garantir um bom planejamento financeiro, que esteja realmente conectado com as demandas da empresa: um passo importante para a saúde financeira da companhia.
A rápida identificação de gargalos é também um benefício de fazer o forecast de vendas, pois a partir do momento em que se tem uma previsão clara dos resultados esperados, a rotina de acompanhamento das etapas do processo comercial, a detecção de falhas e ajustes necessários se tornam mais fluidos.
Outro ponto de destaque é o maior conhecimento sobre o pipeline de vendas e sobre o processo comercial da sua empresa. Uma vez que você está sempre acompanhando o status de cada deal e entendendo as taxas de conversão em cada gate, fica fácil mapear quais fatores trazem algum tipo de oscilação para as métricas.
Passos indispensáveis para fazer um forecast de vendas
Sabia que mais da metade dos forecasts de vendas contém erros? Por isso, é importante dominar o passo a passo do forecast de vendas, já que ele exige uma preparação prévia para poder ser elaborado. Afinal de contas, é impossível realizá-lo quando você não tem um processo comercial bem definido, com passagens de bastão bem articuladas e consolidadas.
Para ter mais clareza, aqui vai um passo a passo de como fazer um forecast:
- Estruture o processo comercial. É dessa forma que você terá os dados categorizados e organizados. Além disso, tenha também os gatilhos para os leads avançarem no pipeline. Ter essas definições vai ajudar você no monitoramento das métricas de cada gate.
- Avalie o pipeline de vendas. É importante saber o volume de oportunidades que estão em aberto em cada uma das etapas. Quantos leads entraram, volume de qualificados, número de propostas enviadas e quantos deals estão em negociação.
- Estude o histórico de cada etapa. É por meio do histórico que você conseguirá identificar padrões para projetar o que deve ser feito no futuro. Ou seja: numa situação hipotética, no mês anterior, você bateu 108% da meta. Qual foi o volume de leads gerado e a taxa de conversão em cada gate para você atingir esse resultado? E nos outros meses de resultado semelhante, qual foi o comportamento? É possível chegar a uma média?
- Adote a cultura data-driven. Se você quiser fazer um forecast de vendas a qualquer momento, você terá de adotar a cultura data-driven e, do mesmo modo, colocar em prática um modelo de gestão totalmente baseado em dados. Só dessa forma você terá a garantia de que os dados que precisa para fazer a sua previsão de vendas estarão disponíveis.
- Tenha um software de vendas. Contar com um sistema CRM é importante para manter os dados estruturados e, também, para evitar erros humanos na coleta e tratamento das métricas. Uma vez que você trabalha com um sistema de gestão, você consegue coletar esses números do próprio sistema, evitando falhas que um gerenciamento por meio de planilha pode trazer.
Como fazer o cálculo do forecast de vendas?
O forecast de vendas não se trata de um mero chute sobre a previsão de faturamento. Há um processo que envolve a análise de dados sólidos que a empresa já possui, considerando as oportunidades geradas, e alguns cálculos a serem feitos para chegar ao número que se pretende saber.
Quais métricas precisamos conhecer para calcular o forecast de vendas?
Para fazer este cálculo, é necessário conhecer algumas métricas e indicadores de venda. Em uma estratégia data-driven, elas são protagonistas. Mas se você ainda não tem uma cultura voltada a dados, pode começar a coleta de números pela seguinte lista:
- Ticket médio: é o valor que cada cliente costuma comprar de você.
- Taxa de conversão: demonstra o quanto de seu público evolui de uma etapa para outra dentro do processo de venda.
- Valor médio das vendas: é o indicador de qual foi o valor médio de cada venda feita em um determinado período de tempo.
- Número total de leads: quantos contatos a sua estratégia de captação conseguiu atrair para a base de dados da empresa e que foram trabalhados pelo time comercial.
- Valor total de vendas: reporta sobre o quanto você vendeu em determinado período de tempo, unindo todas as suas estratégias de venda, como cross-selling e upselling.
- Número de oportunidades: é o número de deals que você tem na mesa, aqueles que estão quase fechando.
Fazendo o cálculo
1º Descubra seu ticket médio: seu primeiro passo é descobrir o valor que cada cliente compra com você. Para isso, pegue o valor total de vendas (escolha a periodicidade, pode ser semanal ou mensal de acordo com o seu objetivo) e divida pelo número de vendas neste mesmo período. Exemplo: vamos supor que no último mês, você faturou R$5.000 ao fechar um total de 5 vendas. Logo:
5.000 / 5 = 1.000 - seu ticket médio é R$ 1.000
2º Descubra a taxa de conversão do período do forecast: para isso, pegue o número de oportunidades que converteram em venda e dividida pelo número total de leads trabalhados em determinado período. O resultado deve ser multiplicado por 100 e você terá o porcentual de oportunidades que converteram em vendas. Exemplo: supondo que, na última semana, você trouxe 12 novas contas, e o total de leads trabalhados foi 500. Logo,
12 / 500 = 0,024 x 100 = 1 - sua taxa de conversão é 2,4%*
(*Obs.: essa não é, necessariamente, a sua taxa de conversão geral, mas sim a taxa de conversão para o período do forecast)
3º Descubra o seu valor médio de vendas: agora chegou a hora de descobrir qual foi o valor médio de cada venda realizada. Isso inclui todas as estratégias comerciais e analisa cada transação como única - incluindo cross selling e up selling. Para chegar a esse valor, pegue seu ticket médio (dividido por) taxa de conversão. Exemplo: levando em consideração os indicadores obtidos nos exemplos anteriores, temos o seguinte:
1.000 / 2,4 = 416,7 - seu valor médio de vendas é R$416, 70
4º Calcule o Forecast: agora, multiplique o valor médio de vendas pelo número de oportunidades ativas. Não esqueça de seguir a periodicidade usada nos cálculos anteriores. Exemplo: suponho que você está com 8 propostas em mesa, desenrolando as negociações, logo
416,7 x 8 = 3.333,6 - a previsão de vendas para o período em questão é R$ 3.333,60
Para fazer esses cálculos, é necessário definir qual é o método que você vai utilizar como parâmetro. Isto é: ao calcular a previsibilidade, qual pergunta quer responder? Há 3 possibilidades nas quais basear o seu forecast de vendas. Elas são:
- Por volume de vendas: examine o histórico de taxa de conversão em cada etapa e entenda quantos leads entraram para alcançar aquele histórico. Exemplo: se a empresa recebeu 1.000 leads em abril, e 30% deles resultaram em envio de propostas, serão 300 propostas. Se a taxa de conversão entre proposal e negociação for 40%, serão 120 deals nesta etapa. Se desses, apenas 20% se tornam vendas concretas, serão 24 novas vendas a partir de 1.000 leads recebidos. Logo, se a empresa captou 2.500 leads, o volume de vendas previsto é de 60 novos negócios fechados.
- Por faturamento: é possível fazer o forecast baseado no faturamento da empresa. Neste caso, use o ticket médio e multiplique pelo número de oportunidades previstas. Exemplo: a previsão é 48 vendas em abril, e o ticket médio da empresa é de R$1.000. Logo, a previsão de faturamento é R$48.000 uma vez que 48 x 1.000 = 48.000.
- Por número de ligações: é uma possibilidade, também, entender quantas ligações é necessário realizar para alcançar um determinado volume de vendas a partir de uma taxa de conversão x. A lógica é a mesma que explicamos em “volume de vendas”, só que neste caso, seu parâmetro será o volume de ligações. Exemplo: se a partir de 1.000 ligações de prospecção feitas no mês de abril pelo pré-vendedor x, um closer conseguiu fechar 25 vendas concretas lá na ponta, significa que no mês de maio ele precisará fazer 2 mil ligações para que 50 vendas sejam fechadas (ou 3 mil para que 75 vendas sejam fechadas, e assim sucessivamente).
Como NÃO ERRAR no seu forecast de vendas?
Existem muitos passos que podem ser determinantes para acertar ou errar na elaboração do forecast de vendas. Esses são os principais - e começar por eles será um ótimo ponto de partida:
- Não confie na intuição: a criação de um forecast de vendas implica em análise de dados e cálculo, não sendo portanto um processo intuitivo.
- Não use dados incompletos: se você não sabe a origem de determinado dado, é melhor investigar um pouco antes de usá-los no seu forecast.
- Não deixe de usar um CRM: usar dados da ferramenta é uma garantia de que você não estará trabalhando com dados inconsistentes.
Como você viu, elaborar um forecast de vendas exige que você tenha dados estruturados e um processo rodando de maneira fluída. Demanda, inclusive, que você tenha uma rotina de avaliação dessas métricas e indicadores. Não tem nada a ver com chute ou com feeling: é um processo totalmente lógico. Esteja sempre de olho nos seus números, e nos fatores externos de mercado que podem influenciar nos resultados.
Além disso, use uma ferramenta de gestão de vendas e procure, sempre, aperfeiçoar os processos: tanto o comercial, quanto o de análise de números e a elaboração do forecast de vendas. Se você precisar de ajuda, basta nos contatar.
