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Checklist de migração para HubSpot

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Toda empresa deseja, eventualmente, escalar o seu negócio e crescer! Sempre que esse momento chega, independente do tamanho que a empresa já tem, a necessidade de maior acompanhamento e assertividade nos processos aparece.

Dependendo do momento da companhia, esse processo começará deixando obsoletas algumas ferramentas, como o Excel — que não permitem um acompanhamento simplificado dos resultados — e trazendo à tona a necessidade de adotar ferramentas mais completas, que permitem a criação de automações e possibilitam uma melhor integração entre as diversas áreas da empresa.

Nessa situação, é sempre posto na mesa os prós e contras de começar a migração entre ferramentas. Mas, nem sempre a migração é simples.

Por aqui, temos a experiência em realizar essa migração para o HubSpot — ferramenta all-in-one que facilita a integração de dados entre as áreas de Marketing, Vendas, Service e Operations. Além de permitir a escalabilidade do negócio.

Por isso, nesse conteúdo, mostraremos um pouco do passo a passo que costumamos aplicar com nossos clientes.

Os benefícios de realizar uma migração para o HubSpot

Antes de começarmos a falar do processo de migração, falaremos dos principais benefícios de adotar HubSpot como a ferramenta central das áreas de Marketing, Vendas e Pós-Vendas.

O primeiro, já citamos na introdução: se sua empresa está em ritmo acelerado de crescimento ou buscando escalar a operação, provavelmente você vai perceber que é preciso ter mais controle e visibilidade dos processos comerciais e de marketing — o que não é possível com planilhas e alguns softwares mais simples.

Além desse benefício, migrar para o HubSpot permite:

  • Integrar a base de dados entre as áreas, sem risco de perder informação ao longo do processo e das passagens de bastão;
  • Automatizar tarefas do dia a dia, evitando erros humanos e permitindo ganho de produtividade em toda operação;
  • Realizar um pós-venda eficaz, com base no histórico de interações com o cliente durante o momento da venda e ao longo de todo ciclo de vida;
  • Ter o CRM na palma da mão, por meio de um aplicativo mobile, podendo ser atualizado sempre que necessário sem a necessidade de abrir o computador para isso.

Antes de tudo: entenda o que você migrará para o HubSpot

HubSpot é uma ferramenta all-in-one que contempla os seguintes Hubs:

  • Marketing Hub: automações, e-mails marketing, redes sociais, landing pages, formulários etc.
  • Sales Hub: funil de vendas, negócios, cadências, automações etc.
  • Service Hub: base de conhecimento, pesquisas, feedback, criação de tickets, funil de tickets etc.
  • Operations Hub: sincronização de dados, automação programável, automação de qualidade de dados etc.
  • CMS (Content Management Software): criação de sites.

Ao migrar para o HubSpot, você pode optar por adotar um único Hub ou uma combinação deles, conforme as necessidades da sua operação.

Além disso, os Hubs possuem níveis de contratação diferentes, que podem começar com uma versão gratuita e evoluir para Starter, Professional e Enterprise. Cada um dos níveis oferece recursos e limitações específicas.

Analisando esses pontos, é possível decidir qual é o melhor plano para sua realidade e entender por onde começar a migração.

Checklist de migração

Se você já ponderou todos os benefícios de realizar a migração e decidiu quais funcionalidades do HubSpot são importantes para sua operação, chegou a hora de começar.

De maneira geral, é preciso mapear o que existe para então configurar a infraestrutura no HubSpot e começar a migrar. Separamos o nosso checklist por cada núcleo que o HubSpot abrange.

Atenção: Se você for seguir esse checklist, não esqueça de fazer tudo com calma, seguindo cada fase gradualmente para garantir que o processo aconteça sem maiores problemas.

Marketing Hub

Quase como a jornada do cliente, vamos começar a migração pelo topo do funil: a área de marketing do HubSpot. Nela, entram todas as funções de Marketing e CRM.

Para implementar o Marketing Hub, você precisará:

1. Mapear os ativos de marketing e conteúdo

Se sua empresa já estava criando conteúdo e produzindo landing pages para coleta de leads, é preciso entender quais desses ativos de marketing serão criados novamente no HubSpot.

Faça um mapa de tudo que está sendo utilizado e verifique:

  • O que existe;
  • O que precisa ser atualizado;
  • O que será replicado;
  • O que pode ser descartado.

Nessa etapa, considere os ativos:

  • Base de contatos
  • Formulários
  • Landing pages
  • Materiais ricos
  • E-mails marketing
  • Réguas de nutrição
  • Automações
  • CTAs
  • Blog

Enfim, tudo que sua área de marketing utiliza para executar as ações encabeçadas pelo departamento.

Após essa revisão, você conseguirá identificar o que faz sentido manter como estratégia de marketing para não popular o HubSpot com materiais que não funcionam mais.

O objetivo é sair dessa etapa com um inventário dos ativos de marketing que deverão ser configurados no HubSpot.

2. Preparar a base de contatos para importação

Em seguida, é preciso olhar para os leads que você já tem e preparar uma lista de importação. Nessa lista, precisamos ter definido todos os e-mails de contatos existentes e empresas que serão associadas a esses e-mails.

Nesse momento, recomendamos que você aproveite para realizar uma limpeza na sua base de leads, removendo aqueles que estiverem fora do ICP ou até mesmo os e-mails “sujos” e falsos da sua base.

Dica: No momento da importação, suba uma primeira base com alguns contatos para identificar possíveis erros na lista para, só depois, importar a lista completa.  

3. Identificar as propriedades padrão

Ao organizar os contatos que você precisa importar, começa a ficar mais claro quais são as principais informações necessárias para a importação. Principalmente se você já estiver com seu ICP bem definido e souber o que é necessário para identificar se um lead está ou não dentro do perfil de cliente ideal.

Então, após organizar seus contatos para importação, é preciso mapear as propriedades padrão que deverão ser configuradas no HubSpot — e que, posteriormente, serão utilizadas nos formulários de cadastro.

4. Configurar propriedades, domínios, templates e contas de marketing no HubSpot

Chegou a hora de preparar a infraestrutura do Marketing Hub para receber a operação de marketing que será migrada.

Esse é o momento de configurar no HubSpot:

  • Contas de anúncios
  • Contas de redes sociais
  • Domínios para site, e-mail, landing pages e blog
  • Tracking code
  • Templates
  • Propriedades padrão

5. Criar os ativos de Marketing no HubSpot

Com o HubSpot preparado, é hora de colocar a mão na massa e construir os ativos de marketing mapeados no novo ambiente.

Importe a base de contatos, construa as landing pages utilizando os templates pré-configurados, estruture os formulários e configure as automações.

Atenção às landing pages, que vêm, geralmente, atreladas a algumas automações para comunicação — principalmente se estamos falando daquelas que têm como objetivo as levantadas de mão ou download de materiais ricos.

Por isso, naturalmente, você precisará revisar suas automações já criadas. Além disso, fique atento aos fluxos de nutrição existentes e disparos de e-mail para manter ativo o relacionamento com a base de contatos.

Se a sua operação tiver muitos ativos de marketing para serem migrados, procure estabelecer uma lista de prioridades e um prazo para concluir toda a configuração.

Pronto! Após a conclusão dessa etapa, o Marketing Hub estará rodando para suportar todas as ações de inbound e relacionamento da sua empresa.

Sales Hub

Aqui, você precisa ficar atento para um ponto mais importante: a criação de negócios (ou deals). Dependendo de como estava sua estrutura de negócio antes, você precisará importar todos eles ou criá-los do zero.

Para isso, é importante ficar atento a:

1. Construção do pipeline de vendas

Você já possui um pipeline de vendas — ou processo de vendas, organizado na sua empresa?

Se sim, sua próxima atividade é repassar isso para o HubSpot. Identifique em qual etapa seus prospects estão no funil de vendas e quais são as etapas mais importantes dele. Depois disso, você já pode criar um relatório para acompanhar o andamento de todas as etapas.

Caso ainda não possua um pipeline de vendas definido, aproveite o momento para criar essa jornada. Não se esqueça que você pode contar com a Mkt4Sales para te apoiar nessa estruturação.

2. Criação das propriedades padrão

Em seguida, é necessário entender quais são as propriedades que seu time de vendas utiliza no processo comercial e que precisarão ser configuradas no HubSpot.

Aqui é importante entender que o HubSpot trabalha com três objetos padrão:

  • Contatos
  • Empresas
  • Negócios

Cada um desses objetos terá um conjunto de propriedades atreladas a ele. Por exemplo, seu time comercial precisa registrar qual o valor de um negócio, qual o telefone de um contato e qual é o setor de uma empresa.

Nessa etapa, você precisará listar quais propriedades devem existir “dentro” de cada objeto e então configurá-las no HubSpot.

3. Importação dos negócios

Negócios fechados

Chegou o momento de migrar todos os deals que já estão fechados no seu pipeline: seja porque viraram clientes, não seguiram na negociação ou foram perdidos.

Nessa parte, o ideal é realizar uma importação para o HubSpot: você precisará organizar todas as informações em uma planilha (.csv ou .xlxs) para, em seguida, realizar a importação de tudo que está na sua base, parado.

Isso é necessário para que você tenha um histórico de todas as conversas que já existiram antes, evitando entrar em contato com uma pessoa que já tenha recebido uma ligação da sua empresa. Mas, caso deseje fazer isso, esses dados também permitem escolher a melhor abordagem com relação ao histórico de interações com o BDR.

Negócios abertos

A migração de negócios abertos é um pouco mais complexa e longa. Aqui, o ideal é pedir para os próprios BDRs e vendedores irem migrando semanalmente os deals abertos de forma que, ao final de um determinado período previamente acordado, todos os negócios abertos estejam no HubSpot e a equipe comercial esteja trabalhando 100% na ferramenta.

A sugestão é que essa migração seja feita por ordem de prioridade: quanto mais quente o lead estiver, antes ele entra na ferramenta.

Assim, o time de vendas se mobiliza para realizar a migração conforme vai realizando os contatos e cria um senso de urgência para que o processo seja finalizado o mais rápido possível.

4. Configuração das automações de venda

Um dos maiores ganhos do HubSpot são as automações de processos e tarefas que proporcionam aumento de produtividade e evitam erros no dia a dia da operação.

Para aproveitar ao máximo esse ganho, é necessário não apenas conhecer as possibilidades que o HubSpot oferece, como também entender as particularidades do processo comercial da empresa.

De modo geral, recomendamos a configuração das seguintes automações de vendas:

  • Criação automática de deals a partir de critérios pré-estabelecidos;
  • Obrigatoriedade no preenchimento de propriedades, de acordo com etapa do funil;
  • Criação automática de tarefas de follow-up.

5. Configuração de painéis e relatórios

Outro ganho importante que o HubSpot proporciona é a visibilidade e controle do processo comercial.

Para isso, é necessário configurar os relatórios e painéis de vendas.

Alguns deles já vêm pré-definidos e podem ser ativados rapidamente, como:

  • Previsão de receitas de negócio por fase
  • Valor fechado por BDR ou Account Executive
  • Total de contatos criados X total de negócios fechados
  • Funil de fase de ciclo de vida do contato
  • Atividades por representante de vendas

É possível ainda criar relatórios personalizados, que forneçam informações estratégicas para o seu negócio, como o envolvimento com contas-alvo, por exemplo.

Service Hub

Na configuração do Service Hub, será necessário migrar o funil de tickets, as propriedades padrão dos tickets e os tickets já abertos e fechados dos seus clientes.

Assim como no registro de negócios, comece por tudo que já foi concluído. Depois, importe os chamados que ainda estão abertos para o HubSpot.  

Você também pode facilitar esse processo migrando o seu canal de atendimento para o HubSpot antes de começar a importação. Assim, você garante que os novos tickets já entrem na ferramenta direto, sem necessidade de retrabalho.

Bônus: Migrar ou não migrar o seu site?

Falar da migração do site para o HubSpot muitas vezes é complexo para algumas empresas: afinal, será necessário refazer todo o conteúdo e, provavelmente, contratar um desenvolvedor para auxiliar nesse processo.

O maior benefício nisso é garantir que sua página ficará na plataforma e você terá acesso, em um lugar só, a todos os dados relevantes do seu site. Além de ter acesso a ferramentas de teste e personalização das páginas para os seus contatos.

Mas, caso você decida migrar por completo o seu site, recomendamos aproveitar esse momento para olhar com calma para as suas páginas e decidir se elas precisam de uma nova estrutura e layout: assim, você já faz isso no HubSpot.

Ah, não custa lembrar: como falamos antes, podemos ajudar você a realizar essa migração e reestruturar os processos da sua área comercial. Fale com um dos nossos especialistas.

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Lívia Macedo

Formada em Comunicação em Mídias Digitais pela UFPB, Lívia começou sua carreira em meio a produção de conteúdo para internet. Já trabalhou em agências e atua há quatro anos no Marketing de empresas SaaS. Sua experiência está na Produção de Conteúdo, Inbound Marketing e vendas complexas B2B. ____________________________________________________________________________________________ Sobre a Mkt4Sales: a Mkt4Sales é uma consultoria de estratégia comercial pioneira na implementação de Máquinas de Vendas em empresas B2B de vendas complexas. Utilizando estratégias de ABM, Inbound e Outbound Sales, a Mkt4Sales ajuda empresas a implementarem uma forma contínua de geração de oportunidades qualificadas e conversão em vendas. Além dos projetos de consultoria, em que orienta as empresas a montarem suas próprias Máquina de Vendas, a Mkt4Sales também atua na implementação de novas tecnologias, ajudando as empresas a ganharem eficiência e escala no processo comercial.

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