Limpeza de base: boas práticas com HubSpot

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Como você se sente quando sua casa não está organizada?

É comum que as pessoas fiquem pouco produtivas, desfocadas e, algumas vezes, estressadas. Saber que o seu CRM está desorganizado pode ser bem semelhante a isso.

Mas, limpar sua base de leads vai muito além de melhorar a produção e o foco do time. Uma matéria da forbes afirma que os departamentos de marketing e vendas desperdiçam cerca de 33% do seu tempo graças ao uso de dados ruins.

E, para além da falta de produtividade, uma pesquisa da IBM também afirma que, nos Estados Unidos, a falta de qualidade nos dados significa uma perda de cerca de U$3,1 trilhões para os negócios.

Só com essas informações, já dá para entender porque é tão importante manter a sua base de leads limpa e organizada. Se quiser saber mais sobre esse assunto e, principalmente, como aplicar na prática essa limpeza utilizando o HubSpot, continue lendo!

O que é limpeza de base?

É o processo executado a nível operacional, para garantir que sejam eliminadas informações consideradas ruins da sua base de contatos. Assim, apenas os dados relevantes continuam na base.

No caso de uma plataforma de CRM ou automação de marketing, apenas os leads engajados e ativos no processo permanecerão na sua base de contatos que, lembre-se, deve sempre prezar pela qualidade para além da quantidade.

No caso de uma base antiga de contatos, higienizá-la também é necessário para manter apenas contatos ativos, uma vez que as pessoas podem trocar de emprego, fazendo com que e-mails corporativos caiam em desuso, por exemplo.

Boas práticas para ter uma base mais limpa

Lembre-se disso: se o lead já entrar na sua base com todas as informações importantes, vai ser mais fácil realizar a manutenção posteriormente desses contatos e dos dados que estão atrelados a eles.

Por isso, separamos algumas boas práticas que podem facilitar o trabalho de higienização.

1. Fique atento às informações necessárias no cadastro dos leads

Antes de tudo, como sempre falamos, é importante ter o seu Perfil de Cliente Ideal bem definido e entender quais são as informações mais relevantes que vão te mostrar se aquele contato está, ou não, no seu ICP.

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No caso do preenchimento de formulários por meio do Inbound Marketing, tenha em mente que um formulário muito longo pode espantar os leads, por isso, entenda quais as informações mais relevantes para solicitar e utilize, sempre que possível, dos formulários inteligentes.

Um ponto de atenção no caso do HubSpot é o fato de que ele agrupa automaticamente os contatos utilizando como parâmetro a url do site das empresas ou o e-mail corporativo. Por isso, se for possível para a sua persona, opte por solicitar essas informações ao invés de focar em pedir o nome da empresa no formulário, por exemplo.

2. Determine suas contas-alvo

As contas-alvo, ou contas-chave, são extremamente importantes, principalmente para empresas que trabalham com vendas de ticket-médio alto. No HubSpot, é possível mapear as contas-alvo e já ter informações importantes sobre elas assim que você abre o painel.

Com isso, você pode saber, por exemplo, se precisa de mais contatos dos tomadores de decisão, em que etapa do processo você está com essas contas e quais informações eliminar do seu HubSpot.

Dependendo do quão restrita é a sua persona, essa aba pode, inclusive, ajudar a planejar uma estratégia de Account-Based Sales e Marketing e eliminar aquelas contas que fogem desse direcionamento.

3. Crie listas de exclusão

Para limpar a sua lista com mais facilidade, você pode criar uma lista ativa de leads para garantir que você vai ter as informações já organizadas sempre que resolver fazer uma exclusão.

Por exemplo, se você vai sempre apagar os leads que se tornarem Hard Bounce, ou seja, aquele contato que repetidamente não recebeu mais suas comunicações e provavelmente teve seu e-mail excluído, pode já deixar uma lista pronta para isso.

Outros critérios também podem ser utilizados, como, por exemplo:

  • Se o cargo está fora do seu ICP;
  • Se o contato não abre os seus e-mails há um bom tempo;
  • Se ele nunca abriu um e-mail seu;
  • Se ele não é decisor e você já tem o contato de um decisor naquela empresa.

Para criar essas listas no seu HubSpot você irá precisar acessar o menu principal em Contatos > Listas e criar a lista utilizando o filtro que melhor se adequa a sua realidade.

4. Enriqueça seus contatos sempre que necessário

Quantos leads da sua base estão com os cargos descritos? Quantos deles têm número de telefone/celular registrados e estão ligados a uma empresa?

Uma boa prática para enriquecer os contatos é, primeiro, criar relatórios com as informações que você tem sobre os leads. Através dele, você pode perceber que uma parte da sua base não tem informações importantes para o seu processo de qualificação. A partir disso, você poderá criar um plano de trabalho para enriquecer esses contatos ou excluí-los da sua base.

Outra maneira é criar listas ativas com os contatos que não possuem cargo, ou número de telefone, pro exemplo, e criar uma rotina com o time comercial para que eles permaneçam enriquecendo esses contatos com uma frequência que pode ser semanal, por exemplo.

Como realizar a limpeza da base no HubSpot?

O HubSpot é uma ferramenta complexa, muitas vezes utilizada por muitas pessoas envolvidas no processo de vendas: profissionais de Marketing, BDRs, SDRs, time de Suporte, Custumer Success, etc. Por isso, é essencial criar um processo de limpeza que todo o time fique ciente de como será feito.

Para começar esse processo você vai precisar:

1. Escolher um responsável pelo projeto

Em uma ferramenta All-In-One, como o HubSpot, muitas pessoas estão envolvidas na execução das atividades e no trabalho com os leads. Por isso, é importante determinar quem será o responsável principal por articular esse projeto.

Ter um responsável também ajudará a manter a organização dos dados que estão entrando na ferramenta. Isso garante que todos sigam os processos determinados e faz com que as principais informações sejam sempre adicionadas, principalmente no caso dos leads de Outbound.

2. Determinar critérios para a limpeza

Existem alguns critérios mais comuns para que a execução dessa limpeza aconteça, por exemplo:

  • O lead é hard bounce;
  • O lead nunca abriu um e-mail marketing;
  • O lead tem o cargo fora da persona;
  • O lead tem o segmento fora da persona;
  • entre outros.

Apenas lembre-se: o time de marketing e vendas precisa articular a estratégia que melhor se adequa à realidade da empresa para evitar que leads que estão aguardando um contato do time no futuro sejam afetados pela exclusão.

Isso pode ser feito através da criação de tags específicas e, posteriormente, a limpeza é feita excluindo os leads que possuem aquela informação.

3. Criar um calendário com as ações

Para que todo o time se prepare para a exclusão, é importante determinar um calendário com a frequência em que ela será feita, dependendo do critério de exclusão. Por exemplo: os leads hard bounce podem ser excluídos semanalmente, enquanto os que nunca abriram um e-mail apenas a cada três meses.

4. Utilizar workflows do HubSpot

No HubSpot, você pode criar um fluxo de trabalho que auxilie na criação de atividades de exclusão. É possível configurar um workflow para enviar tarefas avisando quando é o momento de excluir algum lead, quais listas devem ser eliminadas e criar tarefas a cada X período para executar essas ações.

Você também pode criar fluxos automáticos de confirmação para sua base, por exemplo, avisando que devido à falta de interação o contato será excluído e solicitando uma resposta, ou mais informações, que evitem que isso aconteça.

Além disso, também é possível atualizar automaticamente uma lista do Google Sheets por meio do workflow, garantindo o backup automático de tudo.

Esse é um processo complexo de ser executado no HubSpot, por isso, se você precisar de alguém que já tenha experiência com a implementação dessa ferramenta, fale com um dos nossos especialistas.

Lívia Macedo

Formada em Comunicação em Mídias Digitais pela UFPB, Lívia começou sua carreira em meio a produção de conteúdo para internet. Já trabalhou em agências e atua há quatro anos no Marketing de empresas SaaS. Sua experiência está na Produção de Conteúdo, Inbound Marketing e vendas complexas B2B. ____________________________________________________________________________________________ Sobre a Mkt4Sales: a Mkt4Sales é uma consultoria de estratégia comercial pioneira na implementação de Máquinas de Vendas em empresas B2B de vendas complexas. Utilizando estratégias de ABM, Inbound e Outbound Sales, a Mkt4Sales ajuda empresas a implementarem uma forma contínua de geração de oportunidades qualificadas e conversão em vendas. Além dos projetos de consultoria, em que orienta as empresas a montarem suas próprias Máquina de Vendas, a Mkt4Sales também atua na implementação de novas tecnologias, ajudando as empresas a ganharem eficiência e escala no processo comercial.

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