Uma pesquisa da HubSpot mostrou que, em 2023, o principal objetivo de 29% das lideranças na área comercial é fazer com que o processo de vendas seja ainda mais eficiente.
Outro ponto importante dessa pesquisa é que, em 2022, 47% dos profissionais acreditavam que a utilização do CRM foi a principal maneira de acompanhar o desempenho em vendas.
Isso porque a melhor forma de levar eficiência para os processos é através de uma gestão data-driven: coletando dados para tomar decisões mais assertivas. Daí, a importância de ter um sistema e relatórios que repassem a real situação da sua operação.
Dentre outros benefícios, criar dashboards com relatórios que mostrem os KPIs mais importantes para a área comercial pode:
- Auxiliar na identificação de gargalos no processo;
- Ajudar na tomada de decisão;
- Acompanhar o desempenho dos vendedores, BDRs, SDRs etc;
- Identificar novas oportunidades de negócio.
Na HubSpot, ferramenta que usamos aqui na Mkt4Sales e implementamos para nossos clientes, analisar os resultados e acompanhar os reports é mais fácil. Isso porque a própria plataforma oferece relatórios automáticos que você pode aplicar para visualizar seu processo mais facilmente, em poucos cliques.
Os principais relatórios de desempenho em vendas
Na HubSpot é possível pesquisar por relatórios pré-desenvolvidos pelo time da plataforma utilizando palavras-chave na busca e, posteriormente, adicioná-los em um painel para começar o acompanhamento.
Na ferramenta é possível selecionar, também, os tópicos que você quer pesquisar e o tipo de dados necessários para ter como base no seu relatório. Assim, analisar as principais métricas fica mais fácil.
Listamos abaixo os 5 relatórios do HubSpot que consideramos fundamentais para acompanhar o processo de vendas.
1. Previsão de receitas de negócio por fase
Engana-se quem acredita que a principal função de um time de vendas é “vender mais”.
Quem é da área comercial sabe que o principal objetivo, na verdade, é gerar mais receita para a empresa — e, daí, a importância de ter um ICP bem definido e vender para as contas certas.
No relatório de Previsão de Receitas de Negócio por Fase do HubSpot, você consegue ter a previsão de quanta receita irá entrar no seu pipeline, conforme a fase de negócio daqueles que já estão abertos.
É possível ter, inclusive, a previsão por tempo: qual será a entrada de receita neste mês? E neste trimestre? E na semana?
A principal importância de adicionar esse relatório no seu painel de acompanhamento de vendas é entender quanto esforço será necessário colocar para conseguir atingir a meta.
Para fazer isso, você precisa entender: se preciso gerar X de receita mensal, quantos negócios preciso fechar para isso? Qual o ticket médio deles?
- A partir dessas perguntas, você pode analisar também:
- Quantos SQLs preciso ter para conquistar essa receita?
- Quantos MQLs preciso ter para atingir esse número de SQLs?
- Quantos Leads preciso ter para ter esse número de MQLs?
2. Valor fechado por BDR ou Account Executive
Você costuma ter vendedores Top Performance? Como lida com eles?
Ainda falando de receita, nesse relatório você consegue entender quanto da receita foi fechada por cada um dos representantes de vendas e qual deles tem um desempenho melhor que os outros, para tomar decisões melhores com relação ao seu time.
No gráfico abaixo, por exemplo, percebemos que o vendedor top performance consegue gerar muito mais receita que outros vendedores da empresa. Daí, surgem algumas perguntas:
- A estratégia de abordagem de todos os vendedores é padronizada?
- Quais tipos de contas o vendedor Top Performance está abordando?
- Como replicar essa estratégia para ter um time inteiro com bom desempenho?
3. Total de contatos criados X total de negócios fechados
Nessa tabela, fica claro quantos contatos foram criados no último mês, quantos foram trabalhados, quantos negócios foram criados e quantos deals se tornaram clientes.
Além disso, a tabela mostra um comparativo com período selecionado anteriormente e identifica quedas no desempenho ou aumentos de desempenho.
Por exemplo, sua tabela pode mostrar quantos contatos foram trabalhados pelo time de vendas em março de 2022 em relação ao mês de março de 2023.
4. Funil de fase de ciclo de vida do contato
Esse relatório é necessário para entender como está o progresso dos seus contatos e onde estão os gargalos do seu funil — seguindo a mesma lógica das perguntas apresentadas no tópico 1.
Existem várias visões para esse relatório, mas a própria HubSpot recomenda a versão em funil, justamente porque facilita enxergar os pontos de melhoria.
No exemplo acima é possível observar, por exemplo, que existe um gargalo muito grande entre leads e oportunidades. Por isso, é bom se perguntar quais os conteúdos produzidos pelo time de marketing para entender se é, de fato, nessa parte do funil que estão os principais problemas.
5. Atividades por representante de vendas
Com esse relatório, o gestor de vendas consegue acompanhar quais são os representantes de vendas que estão se envolvendo mais com os leads em um determinado período de tempo.
Esse relatório é importante principalmente em termos comparativos com o segundo relatório, que mostra os resultados de receita vindos por cada um dos representantes de vendas. Comparar esses dois resultados pode te dar insumos para começar a fazer uma previsão de resultados.
Além disso, é possível ver como os contatos estão sendo feitos por cada vendedor.
No relatório acima, por exemplo, fica claro que o maior tipo de contato dos vendedores acontece através dos e-mails e que, por exemplo, poucos desses vendedores estão efetivamente realizando reuniões de vendas.
Além disso, apenas dois vendedores de fato utilizam o telefone para ligar. Sendo dois deles mais frequentes em ligações que os demais — comparar os resultados em vendas desse comportamento pode trazer insights interessantes.
Bônus: Relatórios Personalizados
Nenhum desses relatórios fez sentido para você?
A HubSpot também permite a criação de relatórios personalizados. Neles, você poderá arrastar e soltar as propriedades que fazem sentido para seu painel e selecionar os modelos de visualização que melhor se adequam a sua realidade.
Você precisará escolher um “objeto”, como contatos, em relação às propriedades do objeto. Por exemplo, use um único relatório de objeto para visualizar um detalhamento de contatos por fase do ciclo de vida e receita anual.
A diferença entre esse relatório e os tipos pré-definidos da HubSpot é que você pode exibir dados de atividades de marketing e vendas, além de objetos. Por exemplo, você pode criar um relatório para medir como as contas-alvo estão se envolvendo com seu site.
Se precisar de qualquer tipo de ajuda com relação à criação desses relatórios ou a construção de uma máquina de vendas utilizando o CRM da HubSpot, entre em contato com o time da Mkt4Sales.
