Automação de vendas: como implementar e aumentar a produtividade

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Quanto tempo você espera que um vendedor passe, de fato, vendendo?

Provavelmente você deve ter imaginado que uma estatística razoável para essa atividade poderia ser de 60% ou 70% do tempo, certo? Bom, a verdade é que vários estudos (como o da Sales Force, ou do CSO Insights) já mostraram que o tempo médio gasto com vendas costuma estar em torno 30 a 35%.

Mas, como melhorar a produtividade dos vendedores e o tempo que eles gastam com vendas, de fato?

Nesse conteúdo vamos explicar o que é, quais os benefícios e como a automação de vendas pode otimizar o tempo dos seus vendedores.

O que é automação de vendas?

O dicionário define automação como: “1. Ato ou efeito de automatizar; 2. Sistema constituído por dispositivos mecânicos ou eletrônicos destinado à operacionalização e controle dos processos de produção, que dispensa a intervenção direta do homem.”

Portanto, em vendas, a automação acontece quando você utiliza um software para realizar as tarefas repetitivas e manuais, garantindo, por consequência, uma maior economia de tempo e o foco dos vendedores em atividades estratégicas do processo.

Apesar de todo o potencial, de acordo com o Mckinsey apenas 1 a cada 4 empresas utilizam a automação de vendas. Segundo a empresa, as conversas com gestores de vendas mostraram que isso se dá principalmente pela falta de conhecimento nas possibilidades de automação do processo e falta de visão nos principais benefícios que aplicar as automações de vendas pode trazer.

Quais partes do processo de vendas podem ser automatizados?

Segundo a Mckinsey, mais de 30% das atividades de vendas podem ser automatizadas, principalmente, nas áreas de:

  • Planejamento e estratégia de vendas;
  • Identificação e qualificação de leads;
  • Precificação;
  • Ativação de produto;
  • Pós-venda.

Dentro de cada uma dessas áreas existem muitos exemplos que podem ser citados, mas para facilitar, listamos os principais:

1. Envio de e-mails

Na área de marketing as automações de envio de e-mails já são mais comuns - cerca de 86% dos profissionais de marketing estão familiarizados com esse termo e 65% já utilizam automação para os e-mails, de acordo com estudo da Ascend2.

Mas e-mails também são muito disparados por profissionais de vendas e podem ser automatizados no processo. Por exemplo, se você sabe que precisa enviar um e-mail de acompanhamento a cada X dias, porque não deixar isso automatizado em sua ferramenta?

Você pode criar um fluxo automatizado através do seu CRM com alguns “gatilhos” pré-definidos, como a abertura de um e-mail ou o acesso a uma página, para que seus follow ups sejam enviados automaticamente.

Nova call to action

2. Automação de pipeline

Você pode utilizar as ferramentas de automação a favor do seu funil de vendas. Aqui, alguns exemplos de atividades que podem ser automatizadas:

  • Criação de negócio;
  • Mudança de fase;
  • Atribuição de pré-vendedor ou executivo de vendas;
  • Criação de tarefas relacionadas à fase do funil;
  • Acompanhamento de oportunidades inativas;
  • Envio de follow ups.

3. Acompanhamento de processos

A comunicação com os líderes da operação de vendas, muitas vezes, precisa ser quase instantânea, principalmente quando falamos de contas-chave. Assim, programar sua ferramenta para enviar reports automáticos aos gestores pode facilitar a comunicação e melhorar a tomada de decisão.

4. Criação de tarefas

Você pode, por exemplo, colocar um gatilho de alteração de “proposta enviada” para “proposta aceita” assim que o seu prospect formalizar o aceite. A partir disso o gestor recebe um update e o vendedor, um alerta de nova atividade que, nesse caso, seria: “enviar contrato”.

Uma parte importante para automatizar no seu processo é a criação de tarefas quando um lead solicita contato comercial. Assim, o vendedor é notificado no momento exato e não demora para entrar em contato. O que nos leva ao próximo tópico.

5. Priorização de oportunidades

Algumas ferramentas, a partir da entrada de um novo contato no sistema, conseguem automaticamente coletar novas informações sobre ele para enriquecer o lead. Essas informações podem ajudar na priorização de empresas que devem ser trabalhadas com mais (ou menos) urgência.

Por exemplo: se você atende empresas de diversos tamanhos, mas prioriza as que possuem mais de 100 funcionários em sua cartela de clientes, faz sentido que elas sejam contatadas com maior velocidade.

Outra forma de priorizar é por ordem de chegada, definido que contatos que solicitem atendimento tem prioridade com relação a contatos que entraram por Outbound na base — e daí, é importante associar esse critério a automação de atividades.

6. Geração de relatórios

Ter relatórios prontos de maneira automatizada pode ajudar gestores a terem as informações “na mão” para análise e tomada de decisão enquanto ainda dá tempo de reverter os cenários negativos.

Para isso, é necessário que sua ferramenta de CRM tenha dashboards automatizados que você possa configurar conforme as métricas que costuma acompanhar. Algumas ferramentas permitem, inclusive, que você crie dashboards específicos e compartilhe apenas com as pessoas que realmente precisam avaliar aquelas informações.

Os benefícios da automação de vendas

Como vimos no começo desse texto, muitas empresas ainda não aplicaram a automação de vendas em seus negócios por não conhecerem os principais benefícios que essa estratégia traz. Resolvemos, então, listar três principais motivos para você começar a automatizar o seu processo:

Melhoria da produtividade dos vendedores

À medida que as tarefas manuais são reduzidas, os líderes podem aumentar as metas de produtividade, agendamentos e reuniões de vendas. Além disso, quando a prospecção de leads e enriquecimento de informações forem organizadas e automatizadas, fica mais fácil para o vendedor se concentrar em efetivamente estudar sobre os contatos que irá abordar e focar em ligações.

Redução de custo

A melhoria da produtividade de vendedores também garante um aumento da quantidade de prospects que o vendedor pode abordar, o que significa que você vai precisar de menos vendedores para atingir a sua meta de vendas.

Agilidade nos processos

Um funil automatizado garante que as respostas podem ser enviadas para os prospects sem a necessidade do vendedor enviar manualmente, o que significa que ele terá mais tempo para executar outras atividades e conseguirá abraçar mais leads no funil de vendas.

Além disso, processos de análise de resultado também são facilitados, visto que relatórios passam a ser gerados automaticamente e a tomada de decisão fica mais rápida e assertiva.

Ferramentas que vão automatizar o seu processo

Para começar a automatizar o seu processo de vendas é necessário o apoio de tecnologia, por isso, separamos algumas ferramentas que podem servir de auxílio nesse processo:

RD Station

Ferramenta de automação de marketing e CRM muito utilizada no Brasil que permite a criação de e-mails personalizados e disparos em massa para seus contatos. Também oferece fluxos que podem ser utilizados para nutrir seus contatos, além de permitir integração com sua agenda para facilitar o agendamento de ligações e ter relatórios automatizados.

Sales Force

Um dos softwares de vendas mais conhecidos e utilizados, possui muitos recursos de automação e, com ele é possível ter uma visão completa do processo de vendas, desde a entrada do contato, monitoramento da jornada, workflows de atividades e relatórios automatizados.

HubSpot

Ferramenta mais completa do mercado, possui funcionalidades que auxiliam tanto nos processos de marketing, quanto nos de vendas e pós-vendas. No hub de vendas, você encontra funcionalidades como:

  • CRM
  • Gestão de pipeline
  • Automação de cadências e tarefas
  • Modelos de e-mail
  • Rastreamento de e-mails
  • Rastreamento e gravação de chamadas
  • Agendamento de reuniões
  • Envio de propostas
  • Dashboard e relatórios personalizados de vendas

Aqui na Mkt4sales, nós ajudamos você a implementar essa ferramenta com agilidade para alcançar o breakeven e maximizar o ROI. Além de oferecermos um apoio durante toda a sua jornada no diagnóstico de necessidades e implementação das automações. Ficou interessado? Fale conosco.

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Processo comercial

Lívia Macedo

Formada em Comunicação em Mídias Digitais pela UFPB, Lívia começou sua carreira em meio a produção de conteúdo para internet. Já trabalhou em agências e atua há quatro anos no Marketing de empresas SaaS. Sua experiência está na Produção de Conteúdo, Inbound Marketing e vendas complexas B2B. ____________________________________________________________________________________________ Sobre a Mkt4Sales: a Mkt4Sales é uma consultoria de estratégia comercial pioneira na implementação de Máquinas de Vendas em empresas B2B de vendas complexas. Utilizando estratégias de ABM, Inbound e Outbound Sales, a Mkt4Sales ajuda empresas a implementarem uma forma contínua de geração de oportunidades qualificadas e conversão em vendas. Além dos projetos de consultoria, em que orienta as empresas a montarem suas próprias Máquina de Vendas, a Mkt4Sales também atua na implementação de novas tecnologias, ajudando as empresas a ganharem eficiência e escala no processo comercial.

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