Sales Operations: como estruturar um time ágil

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Em um jogo de futebol, é preciso ter uma equipe habilidosa, que saiba jogar, tenha bons dribles e mantenha o controle da bola. Mas, um time de vários jogadores bons que não tem um treinador (ou equipe) que analise como ele está, provavelmente vai ganhar algumas vezes, mas dificilmente será vencedor de um campeonato.

O mesmo acontece na Operação de Vendas.

Ter vendedores habilidosos, com bons argumentos e um pitch de vendas bem elaborado é ótimo para a empresa, mas é preciso também ter uma equipe que olhe para a estratégia e guie o time comercial para os melhores resultados. Esse é o papel do time de Sales Operations (ou Sales Ops - Operação de Vendas, em português).

Nesse conteúdo, falaremos tudo sobre Operação de Vendas, qual sua função em uma empresa e como você pode estruturar um time de Sales Ops ágil.

O que é Sales Operations?

Operação de Vendas se refere ao time responsável por analisar, avaliar e criar uma estratégia para otimizar as vendas e aumentar a eficiência do time comercial. Esse time conta com o apoio da tecnologia para analisar dados e, a partir de hipóteses, criar estratégias com o principal objetivo de atingir as metas da empresa.

Isso significa que a equipe de Sales Ops aumentará as vendas da empresa enquanto otimiza o tempo dos vendedores e melhora os processos que já existem. Exatamente como o treinador do time de futebol faz ao analisar cada jogador e entender como o time pode passar por todos os adversários para vencer o campeonato.

Além disso, uma das principais funções da Operação de Vendas é melhorar a coleta de dados, afinal, essa é a base de seu trabalho e permite um histórico de informações que pode auxiliar gestores na tomada de decisões.

Quais as funções da Operação de Vendas?

Agora que você já entende o que é Operação de Vendas, é importante saber quais, de fato, são as funções dessa equipe. Elas podem ser divididas em três categorias básicas:

  1. Estratégica: a primeira função do time de Sales Ops é fornecer suporte com dados necessários para que a equipe de vendas melhore sua estratégia e feche mais negócios para.
  2. Operacional: esse time também auxilia na parte operacional das vendas, exercendo funções como a contratação de novas pessoas para o time comercial e treinamentos para melhoria do desempenho em vendas.
  3. Performance: a equipe de Sales Operations também é responsável por automatizar os processos de vendas e entender em quais ferramentas o investimento comercial deve ir para melhorar os processos — além de, é claro, otimizar a utilização das ferramentas que já fazem parte da rotina comercial. Essa equipe também tem grande participação na otimização da geração de demanda para o time comercial e precisa analisar a qualidade dos leads que chegam do time de marketing para enviar os feedbacks necessários.

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5 passos para estruturar uma Operação de Vendas ágil

Agora que você já sabe quais as principais funções que sua operação deve executar, deve estar se perguntando: “tudo bem, mas como eu começo a estruturar essa área na minha empresa?”. É importante lembrar que o passo “0” é a escolha da liderança para esse time.

Muitas vezes, o próprio líder de vendas assume as duas áreas, mas o ideal é que ele continue focado em liderar os vendedores, LDRs e SDRs, enquanto o líder de Sales Ops fica com a parte administrativa e tecnológica.

De qualquer forma, após essa definição, começam os passos para organizar o seu time:

1. Comece escolhendo os colaboradores

Lembre que seu time de profissionais precisa ser multidisciplinar e ter habilidades em:

  • Análise de dados;
  • Desenvolvimento e acompanhamento de processos;
  • Gerenciamento de equipes: mesmo que o profissional não seja o líder do projeto, ele precisará entender como lidar com o time de vendas e aprimorar as habilidades deles;
  • E, é claro, vendas.

E se você puder buscar por soft skills específicas, também pode focar em:

  • Criatividade;
  • Liderança;
  • Vontade de aprender;
  • Competitividade.

2. Desenhe os processos

Criar um padrão que deve ser seguido pelo seu time é importante para que os resultados da operação de vendas não fiquem “nas mãos” do estilo de trabalho de um colaborador específico. Portanto: crie maneiras de dar feedbacks e padrões para os reportes.

Além disso, você também precisa estruturar o playbook de vendas, ou seja: precisa ficar muito claro como os vendedores devem abordar os prospects, quais perguntas devem ser feitas e quais as principais dores devem ser levantadas.

Se necessário, o time de Sales Operations também deve entrar em contato com a equipe de pós-venda para que os padrões sejam seguidos tanto no começo, quanto depois do fim do funil.

3. Determine metas reais

Ponha o pé no chão: uma meta inatingível é uma grande ferramenta para a desmotivação do time comercial. Não espere “mágica” do time de Sales Operations e, sim, análise os dados e resultados anteriores para começar a montar os objetivos de vendas a partir de uma lógica baseada em números.

Não se esqueça de, após a criação das metas, marcar uma reunião com o seu time para a apresentação do que será necessário atingir e os motivos que levaram até aqueles números. Uma equipe que entende o que precisa ser feito e, principalmente, porque precisa ser feito fica mais motivada.

4. Automatize e contrate ferramentas

Não faça seu time perder tempo com tarefas manuais: adote novas ferramentas que vão otimizar a vida dos vendedores e entenda como elas podem contribuir para um processo mais simples e eficaz para eles. A necessidade não é ter tudo que o mercado oferece, mas, sim, entender quais tecnologias vão agregar valor tanto para as vendas, quanto para fornecer dados e insights para o time de Sales Ops.

5. Escolha as métricas

Essa etapa, mesmo que a última por aqui, precisa acompanhar todas as decisões ao longo do caminho, isso porque, o trabalho de Sales Operations é todo baseado em dados. Se você for adicionar uma ferramenta no processo, se pergunte: “qual dado precisa ser otimizado ao adicionarmos essa nova ferramenta?”

Por exemplo: Se você acredita que os processos dos pré-vendedores e vendedores são muito manuais e eles realizam poucas reuniões por mês, ao contratar uma nova ferramenta de automatização, precisa analisar se o número de agendamentos aumentou.

Além do número de agendamentos, é essencial separar alguns dados que vão ajudar a otimizar o trabalho de Sales Ops e garantir que esse time esteja fazendo um bom trabalho como, por exemplo, as métricas que representam os objetivos de negócio, como: Custo de Aquisição de Clientes (CAC), Life Time Value (LTV), etc. Ou os objetivos táticos da operação de vendas, como: número de fechamentos, agendamentos, oportunidades abertas no pipeline, previsibilidade do pipeline, etc.

O que será analisado pelo time dependerá, necessariamente, dos objetivos decididos para o seu negócio como um todo. Por isso, para entrarmos mais no detalhe, vamos mostrar alguns KPIs que você pode utilizar para metrificar o seu processo e em que momento você deve olhar para esses dados durante a otimização da estratégia comercial.

KPIs para analisar o sucesso da sua operação

Custo de Aquisição de Clientes (CAC)

Quando se está começando uma operação de vendas, geralmente, um dos principais objetivos (além de vender mais, é claro) é diminuir o Custo de Aquisição de Clientes (CAC). Aqui, melhorar as estratégias de marketing e otimizar as listas de prospecção geradas por outbound podem contribuir para diminuição desse custo.

Tempo de resposta e taxa de fechamento

Quando um lead é enviado como MQL pelo marketing, geralmente significa que ele está “quente” no funil e isso pode aumentar a taxa de fechamento. Por isso, verifique o tempo de resposta dos SDRs e vendedores para evitar que esses leads “esfriem”.

Além disso, acompanhar a taxa de fechamento como métrica ligada as vendas passivas ajuda a entender se os leads enviados são realmente qualificados e estão se tornando clientes.

Duração do ciclo de vendas

Reduzir o ciclo de vendas indica que o time comercial está entrando em contato com leads mais “quentes” e mais prontos para realizar a compra. Além de ser um possível indicativo de que a abordagem de vendas está sendo bem executada e engajando o prospect durante o processo.

Life Time Value (LTV)

Olhar para o churn da empresa, ou entender se o seu cliente continua comprando mesmo depois da primeira compra indica que tanto o pós-venda, quanto a proposta de valor estão sendo comunicados de forma assertiva.

Além disso, clientes que repetem a compra e possuem um LTV melhor podem diminuir o CAC, já que eles estão na carteira e a empresa não precisa investir em um novo fechamento.

Conclusão

Ter uma equipe responsável por analisar os dados para ajudar sua empresa a “ganhar o campeonato” pode ser responsável por transformar o seu time de vendas em uma “máquina” de vender, trazendo inúmeros benefícios para sua empresa, como a melhoria de processos, diminuição do CAC e do ciclo de vendas.

Muitas vezes, é complicado criar toda essa estratégia sem o auxílio de alguém que seja experiente em montar equipes de Sales Ops. Mas, é para te ajudar com isso que nós estamos aqui. Se você precisar de ajuda em algum momento desse processo, fale com um dos nossos estrategistas.

Lívia Macedo

Formada em Comunicação em Mídias Digitais pela UFPB, Lívia começou sua carreira em meio a produção de conteúdo para internet. Já trabalhou em agências e atua há quatro anos no Marketing de empresas SaaS. Sua experiência está na Produção de Conteúdo, Inbound Marketing e vendas complexas B2B. ____________________________________________________________________________________________ Sobre a Mkt4Sales: a Mkt4Sales é uma consultoria de estratégia comercial pioneira na implementação de Máquinas de Vendas em empresas B2B de vendas complexas. Utilizando estratégias de ABM, Inbound e Outbound Sales, a Mkt4Sales ajuda empresas a implementarem uma forma contínua de geração de oportunidades qualificadas e conversão em vendas. Além dos projetos de consultoria, em que orienta as empresas a montarem suas próprias Máquina de Vendas, a Mkt4Sales também atua na implementação de novas tecnologias, ajudando as empresas a ganharem eficiência e escala no processo comercial.

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